We współczesnym świecie rzadko zdarza się, aby organizacja radziła sobie bez samochodu i związanych z tym kosztów paliw i smarów.

Firmy mogą uwzględniać wydatki na paliwa i smary w przypadku korzystania z pojazdów w swojej działalności:

• posiadany,
• wynajęty
• otrzymane na podstawie umowy leasingu itp.

Rachunkowość i rozliczanie podatkowe paliw i smarów ma wiele cech i niuansów, które stale rodzą coraz więcej nowych pytań.

Paliwa i smary (paliwa i smary) obejmują:

1. Różne rodzaje paliw:

• olej napędowy,
• benzyna,
• nafta oczyszczona,
• sprężony gaz ziemny,
• ciekły gaz z ropy naftowej.

2. Smary:

• smary,
• specjalne oleje,
• oleje silnikowe,
• oleje przekładniowe.

3. Płyny specjalne:

• hamulec,
• chłodzenie.

W rachunkowości wydatki związane z zakupem paliwa i smarów klasyfikuje się jako wydatki na zwykłą działalność, jako koszty rzeczowe zgodnie z klauzulą ​​7, klauzulą ​​8 Regulaminu rachunkowości „Wydatki organizacji” PBU 10/99.

Rozliczanie paliw i smarów odbywa się zgodnie z Regulaminem rachunkowości „Rachunkowość zapasów” PBU 5/01.

Procedurę rozliczania wydatków na paliwa i smary do celów rozliczenia podatkowego podatku dochodowego w ramach ogólnego systemu podatkowego (OSNO) reguluje rozdział 25 Ordynacji podatkowej.

W artykule omówione zostaną niuanse rozliczania wydatków na paliwa i smary dla celów rozliczeń rachunkowych i podatkowych podatku dochodowego, a także rodzaje i tryb wystawienia listu przewozowego potwierdzającego te wydatki.

PROCEDURA REJESTRACJI I KSIĘGOWANIA Paliw i smarów

Zgodnie z klauzulą ​​5 PBU 5/01 zapasy (MPI) przyjmowane są do rozliczenia według rzeczywistego kosztu.

Zgodnie z klauzulą ​​6 PBU 5/01 rzeczywisty koszt zapasów zakupionych za opłatą to kwota rzeczywistych kosztów nabycia organizacji, z wyłączeniem podatku VAT i akcyzy (z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej) .

Rzeczywiste koszty zakupu zapasów obejmują:

• kwoty płacone dostawcy zgodnie z umową;
• kwoty wypłacone organizacjom za usługi informacyjne i doradcze związane z nabyciem zapasów;
• cła;
• bezzwrotne podatki zapłacone w związku z nabyciem jednostki zapasów;
• opłaty uiszczane na rzecz organizacji pośredniczącej, za pośrednictwem której nabyto zapasy;
• koszty nabycia i dostarczenia materiałów na miejsce ich wykorzystania, w tym koszty ubezpieczenia.

Notatka:Ogólne koszty eksploatacji nie włączaj w rzeczywiste koszty nabycia zapasów, chyba że są one bezpośrednio związane z ich nabyciem.

Zgodnie z klauzulą ​​14 PBU 5/01 zapasy, które nie należą do organizacji, ale są w jej użytkowaniu lub zbyciu zgodnie z warunkami umowy, są uwzględniane w ocenie przewidzianej w umowie.

Rozliczenie paliw i smarów prowadzone jest w ujęciu całkowitym i ilościowym według rodzaju paliwa i smarów oraz lokalizacji i zastosowania.

Tankowanie samochodów na stacjach benzynowych odbywa się zarówno za gotówkę, jak i za pomocą kuponów lub kart paliwowych (w tym przypadku płatność odbywa się przelewem).

W związku z tym kapitalizację paliw i smarów w rachunkowości przeprowadza się na podstawie:

• raporty wstępne osób odpowiedzialnych,
• faktury od dostawców paliw i smarów,
• inne podobne dokumenty.

Zgodnie z klauzulą ​​16 PBU5/01 ocena zapasów w momencie ich dopuszczenia do produkcji i zbycia w inny sposób przeprowadzana jest w jeden z następujących sposobów:

• na koszt każdej jednostki;
• po średnim koszcie;
• według kosztu pierwszego nabycia zapasów (metoda FIFO).

Wybrana metoda oceny zapasów po ich odpisaniu musi zostać ustalona w zasadach rachunkowości organizacji dla celów księgowych.

Zgodnie z paragrafem 18 PBU 10/99 wydatki ujmuje się w okresie sprawozdawczym, w którym je poniesiono.

Odpisu paliw i smarów na koszty dokonuje się w ilości faktycznie zużytych paliw i smarów, która uzależniona jest od przejechanych przez pojazd kilometrów.

Wysokość rzeczywistych kosztów paliwa i smarów obliczana jest na podstawie:

• ustalone przez organizację standardy kosztów paliwa (liczba litrów na 100 km),
• rzeczywisty przebieg określony na podstawie odczytów prędkościomierza.

Ustalając normy zużycia paliwa, możesz skorzystać z informacji podanych przez producentów w dokumentacji technicznej pojazdu.

Aby dokładniej określić wskaźnik zużycia paliwa, można wziąć pod uwagę warunki pracy pojazdu:

• w cyklu miejskim,
• wzdłuż wiejskich dróg,
• w zimę,

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 129-FZ wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te pełnią rolę podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej (klauzula 2, art. 9 ustawy 129-FZ).

Głównym podstawowym dokumentem dotyczącym odpisywania paliwa i smarów jako wydatków jest list przewozowy.

Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78 zatwierdzono ujednolicone formy listów przewozowych:

• formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”,
• formularz nr 3 specjalny „Wykaz tras dla pojazdu specjalnego”,
• formularz nr 4 „List przewozowy na taksówkę”,
• Formularz nr 4-C „List przewozowy samochodu ciężarowego”,
• Formularz nr 4-P „List przewozowy samochodu ciężarowego”,
• Formularz nr 6 „List przewozowy autobusu”,
• Formularz nr 6 specjalny „List przewozowy na autobus niepubliczny”.

Ponadto uchwałą zatwierdzono także „Dziennik pokładowy do ewidencji przemieszczania listów przewozowych” (formularz nr 8).

Postanowieniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. Nr 152 zatwierdził obowiązkowe szczegóły i procedurę wypełniania listów przewozowych.

Zgodnie z klauzulą ​​2 rozporządzenia nr 152 z obowiązkowych danych i trybu wypełniania listów przewozowych korzystają osoby prawne i przedsiębiorcy indywidualni prowadzący działalność:

• samochody,
• samochody ciężarowe,
• autobusy,
• trolejbusy,
• tramwaje.

List przewozowy musi zawierać następujące obowiązkowe dane (klauzula 3 zamówienia nr 152):

1. Nazwa i numer listu przewozowego.

2. Informacje o okresie ważności listu przewozowego, w tym o dacie (dzień, miesiąc, rok), w której można wykorzystać list przewozowy.

Jeżeli list przewozowy wystawiony jest na więcej niż jeden dzień, należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia okresu wykorzystania listu przewozowego.

3. Informacje o właścicielu (posiadaczu) pojazdu, obejmujące:

3.1. Dla osoby prawnej:

• Nazwa,
• forma organizacyjno-prawna,
• Lokalizacja,
• numer telefonu.

3.2. Dla przedsiębiorców indywidualnych:

• adres pocztowy,
• numer telefonu.

4. Informacje o pojeździe, w tym:

4.1. Typ pojazdu:

• samochód,
• wagon towarowy,
• autobus,
• trolejbusowy,
• tramwajowy,

4.2. Model pojazdu, a jeśli używana jest ciężarówka:

• z przyczepą samochodową,
• naczepa samochodowa,
• także model przyczepy samochodowej (naczepy).

4.3. Państwowy znak rejestracyjny:

• samochód,
• przyczepa (naczepa),
• autobus,
• trolejbusowy.

4.4. Wskazania licznika kilometrów (pełne kilometry) w momencie opuszczenia garażu (zajezdni) i wjechania do garażu (zajezdni).

4,5. Data (dzień, miesiąc, rok) i godzina (godziny, minuty) wyjazdu pojazdu ze stałego miejsca parkingowego i przybycia pojazdu na wskazany parking.

5. Informacje o kierowcy, w tym:

• imię i nazwisko kierowcy,
• data (dzień, miesiąc, rok) i godzina (godziny, minuty) badania lekarskiego kierowcy przed podróżą i po podróży.

Zgodnie z klauzulą ​​8 zarządzenia nr 152 na liście przewozowym mogą zostać umieszczone dodatkowe dane, biorąc pod uwagę specyfikę działalności organizacji.

Notatka:Błędne wypełnienie listu przewozowego oraz niewystarczające dane niezbędne do obliczenia wydatków na paliwa i smary mogą prowadzić do zniekształcenia rozliczenia tych wydatków w rachunkowości i rachunkowości podatkowej.

Zgodnie z klauzulą ​​10 zarządzenia nr 152 list przewozowy wystawiany jest na jeden dzień lub na okres nieprzekraczający jednego miesiąca.

Ponadto, jeżeli w okresie ważności listu przewozowego z samochodu korzysta kilku kierowców, wówczas dopuszcza się wystawienie kilku listów przewozowych na jeden pojazd oddzielnie dla każdego kierowcy (pkt 11 zarządzenia nr 152).

Notatka:Przygotowane listy przewozowe muszą być przechowywane przez organizację przynajmniej pięć lat (klauzula 18 zarządzenia nr 152).

PROCEDURA UZNAWANIA WYDATKÓW NA Paliwa i Smary DLA CELÓW PODATKU DOCHODOWEGO W RACHUNKU PODATKOWYM (PODSTAWOWA)

W rachunkowości podatkowej organizacji wydatki na paliwo i smary ujmuje się zgodnie z rozdziałem 25 Ordynacji podatkowej, w zależności od celu wykorzystywanego transportu:

• lub zgodnie z ust. 5 ust. 1 art. 254 „Koszty materiałowe”, jako koszty zakupu paliwa, wody, energii wszelkiego rodzaju wydatkowanej na cele technologiczne,
• lub na podstawie § 11 ust. 1 art. 264 „Inne wydatki związane z produkcją i (lub) sprzedażą”, takie jak koszty utrzymania transportu służbowego (transport drogowy, kolejowy, lotniczy i inne rodzaje transportu).

Pomimo tego, że obowiązujące przepisy nie ustanawiają żadnych norm ani ograniczeń co do wysokości wydatków na paliwa i smary, wydatki muszą spełniać kryteria określone w art. 252 Ordynacji podatkowej, w szczególności muszą być uzasadnione. W takim przypadku wszelkie wydatki zalicza się do kosztów, jeżeli zostały poniesione w celu prowadzenia działalności mającej na celu osiągnięcie przychodów.

Również w Piśmie Ministra Finansów nr 03-03-06/4/67 czytamy co następuje:

„Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym określają Zalecenia Metodologiczne „Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym”, wprowadzone w życie Rozporządzeniem Ministra Transportu Federacji Rosyjskiej z marca br. 14, 2008. Nr AM-23-r „W sprawie wdrożenia Zaleceń Metodycznych „Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym”.

Zgodnie z paragrafem 6 określonych Zaleceń metodologicznych dotyczących modeli, marek i modyfikacji pojazdów samochodowych, dla których Ministerstwo Transportu Rosji nie zatwierdziło norm zużycia paliwa, szefowie lokalnych organów administracji regionów i organizacji mogą wprowadzić w życie swoje standardy porządkowe opracowywane na indywidualne wnioski w określony sposób przez organizacje naukowe opracowujące takie standardy przy użyciu specjalnej metody programowej.

Tak więc, jeśli Ministerstwo Transportu Rosji nie zatwierdziło norm zużycia paliwa dla odpowiedniego sprzętu samochodowego, wówczas szef organizacji może na swoje zlecenie wprowadzić w życie normy opracowane dla indywidualnych zastosowań w określony sposób przez organizacje naukowe opracowujące takie standardy przy użyciu specjalnej metodologii programu.

Przed przyjęciem zlecenia organizacji zatwierdzającej normy opracowane zgodnie z ustaloną procedurą podatnik może kierować się odpowiednią dokumentacją techniczną i (lub) informacjami dostarczonymi przez producenta pojazdu.”

Należy zaznaczyć, że niniejsze Pismo Ministra Finansów nie jest jedyne w swoim rodzaju. Dokładnie te same zalecenia Ministerstwo Finansów przedstawiło we wcześniejszych pismach.

Przykładowo w piśmie z dnia 09.04.2007 r. nr 03-03-06/1/640 oraz w piśmie z dnia 14 stycznia 2009 r. Nr 03-03-06/1/15.

Choć organizacje niekoniecznie powinny stosować się do zaleceń Ministerstwa Finansów, należy wziąć pod uwagę, że potwierdzanie zasadności wydatków odpowiada ogólnej koncepcji Ordynacji podatkowej.

Zatem każda firma, która uwzględnia wydatki na paliwa i smary w celu obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, musi opracować i utrwalić w swojej polityce rachunkowości dla celów rachunkowości podatkowej metodologię ustalania wydatków na paliwa i smary, która potwierdza ich zasadność.

Jednocześnie, jeżeli odchylenie od ustalonych przez spółkę norm wydatków na paliwa i smary znacznie odbiega (w większym kierunku) od norm ustalonych przez Ministra Transportu, w związku z tymi wydatkami powstaje ryzyko podatkowe w podatku dochodowym .

Przecież każdy pojazd ma pewne cechy techniczne, które pozwalają określić, ile paliwa zużywa dany pojazd podczas pracy.

Przeprowadzając kontrolę podatkową na miejscu, takie firmy najprawdopodobniej będą musiały bronić swojego stanowiska przed sądem.

Należy mieć na uwadze, że obecnie istnieje praktyka sądowa w tej kwestii, która wspiera podatników.

I tak dekretem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 14 sierpnia 2008 r. nr 9586/08, następujące ustalenia sądów pozostawiono bez zmian:

„Po zbadaniu i ocenie przedstawionego materiału dowodowego dotyczącego zdarzenia związanego z nabyciem przez spółkę paliw i smarów sądy, kierując się przepisami art. 252 ust. 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej, stwierdziły, że Ordynacja podatkowa nie podano racjonowanie kosztów paliw i smarów dla celów podatku dochodowego, aby koszty poniesione na zakup paliw i smarów były ekonomicznie uzasadnione, udokumentowane i prawnie ujęte w wydatkach uwzględnianych przy obliczaniu podatku dochodowego oraz podatku od wartości dodanej od zakupionych paliw i smary są w sposób uzasadniony uwzględniane w odliczeniach podatkowych zgodnie z art. 169, 171, 172 Ordynacji podatkowej.”

Ponadto uchwałą Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Ural z dnia 20 lutego 2008 r. w sprawie nr A60-8917/07 sąd doszedł do wniosku, że stosowanie norm zużycia paliw i smarów zatwierdzonych przez Ministerstwo Transportu Federacji Rosyjskiej jest błędne, gdyż zatwierdzone normy uznano za podstawowe dla celów organizujące planowanie dostaw oraz monitorowanie zużycia paliw i olejów i nie mają na celu regulowania stosunków podatkowych.

Ponieważ przepisy dotyczące podatków i opłat lub w sposób przez nie określony nie zatwierdzają norm kosztów utrzymania pojazdów służbowych, koszty te są akceptowane dla celów podatkowych w wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków.

Do tego samego wniosku doszła uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Centralnego z dnia 4 kwietnia 2008 r. w sprawie nr A09-3658/07-29, zgodnie z którą Ordynacja podatkowa nie przewiduje racjonowania kosztów paliw i smarów dla celów podatku dochodowego oraz standardów zużycia paliwa zatwierdzonych przez Ministerstwo Transportu Federacji Rosyjskiej, na które powołują się organy podatkowe, mają charakter doradczy.

Jednakże, pomimo istnienia pozytywnej praktyki orzeczniczej, zasadne wydaje się rekomendowanie zrównoważonego i ostrożnego podejścia do rozpoznawania wydatków na paliwa i smary, w celu ograniczenia ryzyk podatkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Paliwa i smary: rodzaje, właściwości

Paliwa i smary (paliwa i smary) należą do kategorii towarów przemysłowych, których wymagania dotyczące jakości i procesu produkcyjnego są ściśle regulowane. Sprzedaż paliw i smarów prowadzona jest głównie przez wyspecjalizowane przedsiębiorstwa handlowe.

Paliwa i smary to grupa substancji, do której zalicza się benzynę silnikową, olej napędowy, gaz skroplony stosowany jako paliwo, a także różne oleje do gaźników i silników spalinowych Diesla. Większość prezentowanych paliw i smarów to produkty rafinacji ropy naftowej.

Benzyna ma zdolność zapalania się. Ciepło właściwe spalania benzyny wynosi około 44 MJ/kg. Różne gatunki benzyny (AI-76, AI-92, AI-95 itp.) powstają w wyniku mieszania składników uwalnianych na różnych etapach rafinacji ropy naftowej lub stosowania dodatków zwiększających liczbę oktanową

Olej napędowy składa się z frakcji oleju naftowego i oleju napędowego. Wyróżnia się oleje napędowe o niskiej i wysokiej lepkości. Pierwszy stosowany jest w szybkich silnikach pojazdów szybkich, na przykład w ciężarówkach. Wysoka lepkość stosowana jest do silników pracujących przy małych prędkościach, głównie w ciągnikach i urządzeniach przemysłowych. Ciepło właściwe spalania oleju napędowego wynosi 42,7 MJ/kg.

Gaz skroplony lub sprężony produkowany jest z gazu ziemnego. Składa się głównie z metanu, ale zawiera także inne składniki - butan, propan, wodór itp. Gaz ma ciekawą cechę: zapala się tylko wtedy, gdy jego opary występują w powietrzu ściśle w stężeniu od 5 do 15%. Samozapłon może nastąpić dopiero po podgrzaniu do 650 stopni Celsjusza. Gaz posiada ciepło właściwe spalania od 28 do 46 MJ/m3.

Każdy rodzaj paliwa ma swój własny poziom detonacji, który jest oznaczony liczbą oktanową. Charakteryzuje zdolność mieszanki paliwowej do przeciwstawienia się samozapłonowi przy wzroście ciśnienia. Im wyższa liczba oktanowa, tym lepiej: spalanie jest stabilniejsze, odporność na detonację, która ma destrukcyjny wpływ na silnik, jest większa. Tak więc AI-92 ma liczbę oktanową 92, a metan - 107,5. Można stwierdzić, że używanie gazu powoduje mniejsze zużycie silnika. W przypadku oleju napędowego liczba cetanowa jest stała, która wskazuje odstęp czasu od momentu wtrysku paliwa do rozpoczęcia jego spalania.

Oleje do różnego rodzaju silników to paliwa i smary służące do pielęgnacji ruchomych elementów silnika. Dzielą się na trzy duże grupy – mineralne, syntetyczne i półsyntetyczne. Pierwsze są produktem rafinacji ropy naftowej, drugie są syntetyzowane sztucznie, a trzecie to zasady mieszane dwóch pierwszych typów.

Olej silnikowy dobiera się na podstawie rodzaju silnika (w samochodach osobowych, ciężarówkach i sprzęcie specjalnym stosowane są różne modele silników) oraz stanu układów pojazdu, który determinowany jest przebiegiem i stopniem zużycia. Warunki pogodowe również wpływają na wybór danych dotyczących paliwa i smarów.

Sprzedaż paliw i smarów prowadzona jest w szerokim asortymencie, a głównym wskaźnikiem branym pod uwagę przy wyborze konkretnego oleju jest jego lepkość. Według tego parametru te paliwa i smary dzieli się na sześć klas zimowych i pięć letnich. Oznaczono je odpowiednio jako 0W, 5W, 10W, 15W, 20W, 25W oraz 20, 30, 40, 50 i 60. Im wyższy numer klasy, tym większa lepkość oleju. Istnieją również olejki całoroczne.

Stosowanie paliw i smarów niskiej jakości może uszkodzić mechanizmy i urządzenia, dlatego lepiej kupować je od zaufanych producentów i dostawców.

Główne rodzaje paliw i smarów

Optymalne warunki przechowywania paliw i smarów

Paliwa i smary należą do kategorii produktów stosunkowo bezpretensjonalnych pod względem warunków przechowywania. Praktycznie nie wymagają specjalnego sprzętu do przechowywania i systemów kontroli temperatury. Specjalna organizacja miejsc przechowywania może nastąpić w przypadku materiałów lotnych lub produktów o niskiej mrozoodporności.

Przechowywanie na zewnątrz
Podczas przechowywania paliw i smarów na otwartej przestrzeni należy wziąć pod uwagę wahania temperatury powietrza, które mogą powodować zmiany ciśnienia w zbiornikach, a także prawdopodobieństwo kondensacji wilgoci, co może mieć wpływ na jakość paliw i smarów. Kolejną ważną kwestią jest to, że na powierzchnię pojemnika dostanie się deszcz lub skroplona wilgoć: w takim przypadku może wystąpić korozja i uszkodzenie oznakowania. Szczególną uwagę należy zwrócić na lokalizację pojemników. Instalacja z wtyczkami skierowanymi do góry obarczona jest ryzykiem przedostania się deszczu (lub skroplonej) wilgoci do beczki, co może negatywnie wpłynąć na jej zawartość. Nie mniej ważny jest wybór powierzchni, na której powinny być instalowane zbiorniki z paliwami i smarami – znowu jest to spowodowane wpływem wilgoci na powierzchnię zbiornika. Zabrania się instalowania zbiorników z paliwami i smarami na ziemi.

Przechowywanie w magazynach
Wydajność i trwałość paliw i smarów w dużej mierze zależy od charakterystyki magazynu. Specyfika tego typu produktów wymaga pewnych wymagań – zarówno jeśli chodzi o lokalizację magazynu, jak i jego wyposażenie. Wskazania te są jednak dość proste w wykonaniu – przechowywanie paliw i smarów nie wymaga zakupu specjalnego sprzętu do przechowywania.

Szczególną uwagę należy zwrócić na warunki atmosferyczne panujące w magazynie. Obowiązkowym wymogiem przy przechowywaniu paliw i smarów jest magazyn suchy. Wysoka wilgotność może powodować korozję metalowych zbiorników do przechowywania paliw i smarów oraz powodować wyciek ich zawartości. Odnośnie temperatury magazynu należy pamiętać, że przegrzanie niektórych paliw i smarów może spowodować odparowanie ich składników, a znaczne przekroczenie średniej temperatury może spowodować zapalenie mieszanek. Jeśli teren magazynu przewiduje możliwość zorganizowania różnych stref termicznych, zaleca się umieszczenie w cieplejszym sektorze gęstych olejów i mieszanin zawierających wodę.

Wymagania dotyczące pojemników do przechowywania paliw i smarów
Do przechowywania paliw i smarów stosuje się z reguły specjalne zbiorniki pokryte od wewnątrz żywicą epoksydową. Kontenery te projektowane są z uwzględnieniem cyrkulacji powietrza – zbiorniki wyposażone są w specjalne zawory, które zapewniają dostęp powietrza, ale jednocześnie zapobiegają przedostawaniu się wilgoci do środka. Transport paliw i smarów

Transport paliw i smarów charakteryzuje się zwiększoną złożonością organizacyjną i realizacyjną, gdyż ładunek łatwopalny stwarza zwiększone ryzyko wypadków, a także zagraża środowisku. Aby zwiększyć bezpieczeństwo, należy wybrać odpowiednie pojazdy i kontenery. Rejestracja zezwoleń jest obowiązkowa.

Jednymi z najbardziej odpowiednich pojazdów są specjalnie wyposażone cysterny do transportu towarów niebezpiecznych. Zwłaszcza jeśli zachodzi konieczność przetransportowania paliwa i smarów na stosunkowo niewielką odległość. W takim wypadku wybór innego transportu nie jest korzystny dla Klienta.

W przypadku niektórych grup produktów naftowych warunki transportu i przechowywania znacznie się od siebie różnią. Obejmują one:

ciecz – benzyna, olej napędowy, olej opałowy,

gęsty - olej opałowy,

smary (LU),

Kontenery do transportu dobierane są w zależności od tego, do której grupy należą paliwa i smary.

Zbiorniki na paliwo płynne

Wyposażenie zbiorników na paliwa i smary reguluje GOST 1510-84. Muszą być wyposażone w dolny spust i napełnianie, korki odpowietrzające i układy kontroli ciśnienia.

Zbiornik jest napełniony nie więcej niż w 95 procentach. Ściany wewnętrzne pokryte są substancją odporną na działanie oleju, benzyny i pary. Ponadto substancja jest bezpieczna elektrostatycznie. Regularna konserwacja zbiorników jest obowiązkowa.

W przypadku transportu niewielkiej ilości produktów naftowych stosuje się puszki lub beczki wykonane z materiałów metalowych i polimerowych. Załadunek i zabezpieczenie odbywa się na pojazdach Eurotrucks o odpowiedniej nośności.

Zbiorniki do transportu gęstego paliwa

Podobnie wyposażone zbiorniki służą także do transportu oleju opałowego. W razie potrzeby stosuje się urządzenia grzewcze.

Lepkie materiały są mniej płynne, więc po ich opróżnieniu w pojemnikach mogą pozostać pewne pozostałości. Zgodnie z wymogami nie powinna być większa niż 1 centymetr. Obowiązują rygorystyczne zasady bezpieczeństwa: ładunki w kontenerach z uszkodzonymi plombami i bez zabezpieczeń przed zapłonem i elektrostatyką nie zostaną przyjęte.

Pojemniki na smary i bitumy

Paliwa i smary umieszczane są w polimerowych pojemnikach, kanistrach, beczkach i cysternach. Zgodnie z wcześniej przywołaną normą dobiera się i wyposaża zbiorniki w zależności od lepkości, temperatur spalania i rozprężania oraz lotności olejów.

Przed napełnieniem zbiorniki lub inne pojemniki są czyszczone. Dołączona dokumentacja musi wskazywać, jakie smary wlewa się do pojemnika.

Do transportu asfaltu wykorzystywane są różne podgrzewane kontenery. Jeżeli asfalt występuje w postaci zwojów, można zastosować opakowania wykonane z drewna lub papieru. Paliwa stałe i smary w transporcie towarowym umieszczane są w opakowaniach, beczkach, workach.

Powiązana informacja.

Wydatki na paliwa i smary oraz ich ujęcie w rachunkowości podatkowej są bolesnym punktem dla księgowych większości organizacji.

Rachunek kosztów paliw i smarów

Wydatki na paliwa i smary oraz ich ujęcie w rachunkowości podatkowej są bolesnym punktem dla księgowych większości organizacji. W jakim stopniu i na jakiej podstawie można obniżyć podstawę opodatkowania tych wydatków – mówi L.P. Fomicheva, doradca ds. podatków i ceł. Jeśli chodzi o automatyzację, materiał przygotował A.L. Bilyalova (spółka z grupy Infotek)

• paliwo (benzyna, olej napędowy, gaz płynny, sprężony gaz ziemny);
• smary (oleje silnikowe, przekładniowe i specjalne, smary);
• płyny specjalne (hamulcowy i chłodzący).

Organizacja, która jest właścicielem, leasinguje lub używa samochodów nieodpłatnie i wykorzystuje je w swojej działalności w celu generowania dochodu, może przypisać wydatki na paliwo i smary do swoich kosztów. Ale nie wszystko jest tak proste, jak się wydaje.

Czy standardy są potrzebne?

Obecnie przepisy księgowe nie ustalają maksymalnych standardów zaliczania do kosztów kosztów związanych ze zużyciem paliw i smarów w eksploatacji pojazdów. Jedynym warunkiem zaliczenia paliw i smarów do kosztów jest posiadanie dokumentów potwierdzających fakt ich wykorzystania w procesie produkcyjnym.

Przy obliczaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu należy kierować się rozdziałem 25 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Do pozostałych wydatków związanych z produkcją i sprzedażą zalicza się koszty utrzymania pojazdów służbowych, do których zalicza się koszty zakupu paliwa i smarów (podpunkt 11 ust. 1 art. 264 oraz podrozdział 2 ust. 1 art. 253 Ordynacji podatkowej). Federacja Rosyjska). Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej nie ogranicza kosztów utrzymania pojazdów służbowych żadnymi standardami, dlatego dla celów podatkowych wydatki na paliwo i smary odpisuje się według rzeczywistych kosztów. Muszą jednak być udokumentowane i uzasadnione ekonomicznie (art. 252 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Według Ministerstwa Finansów Rosji, określonych w piśmie nr 03-03-02-04/1/67 z dnia 15 marca 2005 roku, wydatki na zakup paliw i smarów w granicach określonych w dokumentacji technicznej pojazdu może zostać uznany dla celów podatkowych, jeśli zostaną spełnione wymogi określone w ww. art. 252 ust. 1 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Podobną opinię wyraził Departament Administracji Skarbowej Rosji dla Moskwy w piśmie z dnia 23 września 2002 r. nr 26-12/44873.

Wymóg ważności zobowiązuje organizację do opracowania i zatwierdzenia własnych standardów zużycia paliwa, smarów i specjalnych płynów dla jej pojazdów wykorzystywanych w działalności produkcyjnej, biorąc pod uwagę jej cechy technologiczne. Organizacja opracowuje takie standardy w celu kontroli zużycia paliwa i smarów do obsługi, konserwacji i naprawy sprzętu samochodowego.

Opracowując je, organizacja może opierać się na charakterystykach technicznych konkretnego samochodu, porze roku, istniejących statystykach, raportach z pomiarów kontrolnych zużycia paliwa i smarów na kilometry, opracowanych w jej imieniu przez przedstawicieli organizacji lub specjalistów serwisu samochodowego, itp. Podczas ich opracowywania przestoje w korkach, sezonowe wahania zużycia paliwa i inne czynniki korygujące. Standardy są z reguły opracowywane przez służby techniczne samej organizacji. Procedura obliczania wskaźników zużycia paliwa jest elementem polityki rachunkowości organizacji.

Są one zatwierdzane zarządzeniem kierownika organizacji. Z nakazem powinni zapoznać się wszyscy kierowcy pojazdów. Brak zatwierdzonych standardów w organizacji może prowadzić do nadużyć ze strony kierowców, a w konsekwencji do nieuzasadnionych dodatkowych kosztów.

Właściwie normy te są stosowane jako ekonomicznie uzasadnione dla celów księgowych odpisów paliw i smarów oraz dla celów podatkowych przy obliczaniu podatku dochodowego.

Opracowując te standardy, organizacja może skorzystać z Norm dotyczących zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym, zatwierdzonych przez Ministerstwo Transportu Rosji w dniu 29 kwietnia 2003 r. (wytyczne nr R3112194-0366-03 uzgodnione z szefem Departament Zabezpieczeń Materialnych, Technicznych i Społecznych Ministerstwa Podatków Rosji i stosowany od 1 lipca 2003 r.). W dokumencie podano wartości podstawowych norm zużycia paliwa dla taboru samochodowego, normy zużycia paliwa dla eksploatacji urządzeń specjalnych instalowanych w pojazdach oraz metodykę ich stosowania, a także normy zużycia oleju smarowego.

Normy zużycia paliwa ustalane są dla każdej marki i modyfikacji użytkowanych pojazdów i odpowiadają określonym warunkom eksploatacji transportu drogowego. Zużycie paliwa na potrzeby warsztatu i inne potrzeby gospodarstwa domowego (przeglądy techniczne, prace regulacyjne, docieranie części silnika i samochodu po naprawach itp.) nie są uwzględnione w normach i są ustalane osobno.

Specyfika eksploatacji pojazdu związana z transportem drogowym, czynniki klimatyczne i inne uwzględniane są poprzez zastosowanie współczynników korygujących do podstawowych norm. Współczynniki te ustala się jako procent wzrostu lub spadku wartości początkowej normy. W przypadku konieczności zastosowania kilku dopłat jednocześnie, stawka za zużycie paliwa ustalana jest z uwzględnieniem sumy lub różnicy tych dopłat.

Dokument regulujący ustala także normy zużycia środków smarnych na 100 litrów całkowitego zużycia paliwa, obliczone według norm dla danego pojazdu. Wskaźniki zużycia oleju ustalane są w litrach na 100 litrów zużycia paliwa, wskaźniki zużycia smarów - odpowiednio w kilogramach na 100 litrów zużycia paliwa. Tutaj również istnieją współczynniki korygujące zależne od warunków pracy maszyny. Zużycie płynów hamulcowych i chłodzących określa się na podstawie liczby uzupełnień na pojazd.

Czy konieczne jest stosowanie standardów ustanowionych przez Ministerstwo Transportu Rosji jako jedynych możliwych? NIE. Ministerstwo Transportu Rosji, zgodnie z art. 4 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, nie ma prawa opracowywać żadnych standardów do celów podatkowych. Normy zatwierdzone przez Ministerstwo Transportu Rosji nie stanowią zarządzenia i nie zostały zarejestrowane w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji jako regulacyjny akt prawny obowiązkowy do stosowania przez organizacje w całej Federacji Rosyjskiej. Biorąc pod uwagę wszystkie te okoliczności, możemy powiedzieć, że pomimo nazwy „Dokument przewodni”, a także faktu, że zostało to uzgodnione z Ministerstwem Podatków i Podatków Rosji, podstawowe standardy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym transportu mają wyłącznie charakter doradczy.

Jednak prawdopodobieństwo, że organy podatkowe w dalszym ciągu będą podczas kontroli opierać się na tych standardach, uzgodnionych ze swoimi wydziałami, jest dość wysokie. Przecież jeśli wydatki organizacji na zakup paliw i smarów znacznie przekraczają standardy ustalone przez rosyjskie Ministerstwo Transportu, ich ekonomiczne uzasadnienie może budzić wątpliwości organów podatkowych. I to jest logiczne: standardy rosyjskiego Ministerstwa Transportu są dobrze przemyślane i całkiem rozsądne. I choć nie zostały opracowane dla celów podatkowych, można je wykorzystać w sądzie i, jak się wydaje, będą dla sędziów przekonującym argumentem.

Dlatego organizacja musi być przygotowana na uzasadnienie przyczyn odstępstw od standardów, które stosuje w zakresie odpisywania paliw i smarów jako wydatków od standardów zatwierdzonych przez Ministerstwo Transportu Rosji.

Rozliczanie kosztów paliw i smarów (część 2): listy przewozowe

Zakup paliw i smarów nie wskazuje jeszcze na ich faktyczne zużycie w samochodzie używanym w celach służbowych. Potwierdzeniem wydatkowania paliwa na cele produkcyjne jest list przewozowy, będący podstawą zaliczenia paliwa i smarów w ciężar kosztów. Potwierdzają to organy podatkowe (pismo Moskiewskiej Administracji Skarbowej nr 26-12/31459 z dnia 30 kwietnia 2004 r.) i Rosstat (pismo Federalnej Państwowej Służby Statystycznej z dnia 3 lutego 2005 r. nr IU-09-22/ 257 O listach przewozowych)

List przewozowy zawiera wskazania prędkościomierza i wskaźniki zużycia paliwa oraz wskazuje dokładną trasę, potwierdzając produkcyjny charakter kosztów transportu.

Dokumenty podstawowe mogą zostać przyjęte do księgowości, jeżeli zostały sporządzone w ujednoliconej formie (klauzula 2, art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości”).

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78 zatwierdziła następujące formy podstawowej dokumentacji do rejestrowania eksploatacji pojazdów:

1. dziennik listu przewozowego (formularz nr 8);
2. list przewozowy na samochód osobowy (formularz nr 3);
3. list przewozowy na pojazd specjalny (formularz nr 3 (specjalny));
4. list przewozowy taksówki pasażerskiej (formularz nr 4);
5. list przewozowy na samochód ciężarowy (formularz nr 4-s, formularz nr 4-p);
6. list przewozowy autobusowy (formularz nr 6);
7. list przewozowy na autobus niepubliczny (formularz nr 6 (specjalny));
8. list przewozowy (formularz nr 1-T).

Ponieważ większość organizacji obsługuje samochody służbowe lub ciężarówki, korzystają z formularzy listów przewozowych dla tych pojazdów.

List przewozowy na samochód ciężarowy (formularz nr 4-c lub nr 4-p) jest głównym podstawowym dokumentem płatności za przewóz rzeczy, spisując paliwo i smary jako wydatki na zwykłe czynności, obliczając wynagrodzenie kierowcy, a także potwierdza produkcyjny charakter poniesionych wydatków. W przypadku przewozu ładunku handlowego wraz z listem przewozowym kierowcy wystawiane są listy przewozowe formularzy nr 4-c i nr 4-p.

Formularz nr 4-c (praca akordowa) stosuje się pod warunkiem zapłaty za pracę pojazdu według stawek akordowych.

Formularz nr 4-p (czasowy) stosowany jest z zapłatą za pracę pojazdu według stawki czasowej i przeznaczony jest do jednoczesnego przewozu ładunku dla maksymalnie dwóch klientów w ciągu jednego dnia roboczego (zmiany) kierowcy.

Odrywane kupony listu przewozowego, formularze nr 4-c i nr 4-p, wypełniane są przez klienta i stanowią podstawę dla organizacji-właściciela pojazdu do przedstawienia klientowi faktury. Do faktury dołączony jest odpowiedni kupon do odrywania.

List przewozowy, który pozostaje w organizacji będącej właścicielem pojazdu, zawiera identyczne wpisy dotyczące czasu użytkowania pojazdu przez klienta. Jeżeli towar przewożony jest pojazdem działającym na czas, wówczas numery faktur wpisuje się w liście przewozowym i dołącza się jeden egzemplarz tych faktur. Listy przewozowe przechowywane są w dziale księgowości wraz z dokumentami przewozowymi w celu ich jednoczesnej weryfikacji.

List przewozowy na samochód służbowy (formularz nr 3) służy jako główny podstawowy dokument umożliwiający odpisanie paliwa i smarów na wydatki związane z zarządzaniem organizacją.

Dziennik do rejestrowania ruchu listów przewozowych (formularz nr 8) jest wykorzystywany przez organizację do rejestrowania listów przewozowych wydanych kierowcy i listów przewozowych przekazywanych do działu księgowości po przetworzeniu.

Wszystkie listy przewozowe wystawiane są w jednym egzemplarzu i przechowywane przez pięć lat.

List przewozowy wystawia kierowcy dyspozytor lub inny pracownik upoważniony do dopuszczenia go na podróż. Ale w małych organizacjach może to być sam kierowca lub inny pracownik wyznaczony na polecenie kierownika organizacji.

List przewozowy musi zawierać numer seryjny, datę wystawienia, pieczęć i pieczęć organizacji będącej właścicielem samochodu.

List przewozowy jest ważny tylko przez jeden dzień lub zmianę. Na dłuższy okres wydawane jest wyłącznie w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Trasa transportu lub przydziału służbowego jest zapisywana we wszystkich punktach trasy pojazdu na samym liście przewozowym.

Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie listu przewozowego spoczywa na kierownikach organizacji oraz osobach odpowiedzialnych za obsługę pojazdów i udział w wypełnianiu dokumentu. Zostało to jeszcze raz podkreślone we wspomnianym już piśmie Federalnej Państwowej Służby Statystycznej (Rosstat) z dnia 02.03.2005 r. nr ИУ-09-22/257 „Na listach przewozowych”. Mówi również, że wszystkie szczegóły należy wypełnić w ujednoliconych formularzach. Za prawidłowość danych w nich zawartych odpowiadają pracownicy, którzy wypełnili i podpisali dokumenty.

Nieprawidłowe wypełnienie listu przewozowego daje organom kontrolnym podstawę do wyłączenia z wydatków kosztów paliwa.

Księgowego biorącego pod uwagę paliwa i smary powinna szczególnie zainteresować prawa przednia część listu przewozowego. Spójrzmy na to na przykładzie listu przewozowego samochodu osobowego (formularz nr 3).

Wskazania prędkościomierza na początku dnia pracy (kolumna obok podpisu upoważniającego do wyjazdu) muszą pokrywać się ze wskazaniami prędkościomierza na koniec poprzedniego dnia eksploatacji samochodu (kolumna przy powrocie do garażu). Różnica między odczytami prędkościomierza dla bieżącego dnia pracy powinna odpowiadać całkowitej liczbie przejechanych kilometrów dziennie, wskazanej na odwrotnej stronie.

Sekcja „Przepływ paliwa” jest wypełniona w całości ze wszystkimi szczegółami, w oparciu o rzeczywiste koszty i działanie przyrządu.

Pozostała ilość paliwa w zbiorniku jest rejestrowana na arkuszu na początku i na końcu zmiany. Obliczenie zużycia jest wskazane zgodnie ze standardami zatwierdzonymi przez organizację dla tej maszyny. W porównaniu z tą normą wskazuje się rzeczywiste zużycie, oszczędności lub nadmierne zużycie w stosunku do normy.

Aby określić standardowe zużycie paliwa na zmianę, należy pomnożyć przebieg pojazdu w kilometrach na dzień roboczy przez standardowe zużycie benzyny w litrach na 100 kilometrów i podzielić wynik przez 100.

Aby określić rzeczywiste zużycie paliwa na zmianę, ilość paliwa zatankowanego do zbiornika samochodu podczas zmiany należy dodać do ilości paliwa pozostałego w zbiorniku samochodu na początku zmiany i od tej ilości odjąć ilość benzyny pozostałą w samochodzie zbiornik na koniec zmiany.

Na odwrotnej stronie arkusza wskazano miejsce docelowe, godzinę wyjazdu i powrotu samochodu, a także liczbę przejechanych kilometrów. Wskaźniki te są najważniejsze, stanowią podstawę do zaliczenia kosztów zużytego paliwa do wydatków i potwierdzają, jakie operacje wiązały się z użytkowaniem maszyny (odbiór przedmiotów wartościowych od dostawców, dostarczanie ich klientom itp.).

Dolna część odwrotnej strony listu przewozowego jest ważna dla płac kierowców.

Na koniec tego rozdziału kilka słów o tym, czy listy przewozowe należy wypełniać tylko dla kierowców.

Czasami taki wniosek wyciąga się z tekstu uchwały Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78 (zwanej dalej uchwałą nr 78) i samych formularzy arkuszy. I wyciągają następujący wniosek: jeśli tabela personelu nie przewiduje bezpośrednio stanowiska kierowcy, organizacja nie ma obowiązku sporządzania odpowiedniego dokumentu. Zdaniem autora jest to błędne założenie, kierowca to funkcja, a nie tylko pozycja. Ważne jest, aby oficjalny pojazd organizacji był obsługiwany, a kto nim steruje, to sprawa organizacji. Przykładowo samochodem służbowym może kierować dyrektor lub menadżer, a wydatki na niego również będą brane pod uwagę wyłącznie na podstawie dokumentu podróży. Ponadto, jeśli tego dokumentu nie będzie można uzyskać na drodze, pracownik faktycznie pełniący funkcje kierowcy może mieć problemy z funkcjonariuszami policji drogowej.

Formalnie listy przewozowe wystawiane są przez organizacje. Jest to określone w uchwale nr 78. Przedsiębiorcy ze względów formalnych nie powinni wypełniać listu przewozowego, ponieważ zgodnie z art. 11 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej są osobami fizycznymi. Ale wykorzystują transport do celów produkcyjnych. Natomiast Ministerstwo Podatków Rosji w piśmie z dnia 27 października 2004 r. nr 04-3-01/665@ zwróciło uwagę na fakt, że powinny one posługiwać się listami przewozowymi.

Rachunkowość kosztów paliw i smarów (część 3): rachunkowość

Wydatki na zakup paliw i smarów są związane z obsługą procesu transportu i dotyczą wydatków na zwykłe czynności w ramach pozycji „Koszty materiałów” (punkty 7, 8 PBU 10/99 „Wydatki organizacji”). Wydatki obejmują sumę wszystkich rzeczywistych wydatków organizacji (klauzula 6 PBU 10/99)

Dział księgowości organizacji prowadzi ilościową i całkowitą księgowość paliw i smarów oraz płynów specjalnych. Tankowanie pojazdów odbywa się na stacjach benzynowych gotówką lub przelewem bankowym za pomocą kuponów lub specjalnych kart.

Nie wchodząc w szczegóły dotyczące kształtowania początkowego kosztu paliwa i smarów oraz rozliczania podatku VAT, załóżmy, że księgowy na podstawie dokumentów podstawowych (raporty zaliczkowe, faktury itp.) otrzymuje paliwo i smary według marki, ilości i kosztu . Paliwa i smary rozliczane są na koncie 10 „Materiały” podkoncie 3 „Paliwo”. Zapewnia to plan kont (zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 31 października 2000 r. Nr 94n).

• „Paliwa i smary w magazynach (benzyna, olej napędowy, gaz, olej itp.)”;
• „Płatne kupony na benzynę (olej napędowy, olej)”;
• „Benzyna, olej napędowy w zbiornikach samochodowych i kupony dla kierowców” itp.

Ponieważ rodzajów paliw i smarów jest wiele, otwierane są dla nich subkonta zamówienia drugiego, trzeciego i czwartego, na przykład:

• konto 10 subkonto „Paliwo”, subkonto „Paliwa i smary w magazynach”, subkonto „Benzyna”, subkonto „Benzyna AI-98”;
• konto 10 subkonto „Paliwo”, subkonto „Paliwa i smary w magazynach”, subkonto „Benzyna”, subkonto „Benzyna AI-95”.

Dodatkowo prowadzona jest ewidencja analityczna wydanych paliw i smarów dla osób odpowiedzialnych finansowo – kierowców pojazdów.

Księgowy odnotowuje przyjęcie paliw i smarów w karcie rozliczeniowej materiałów zgodnie z formularzem nr M-17. Organizacja może opracować własną formę karty do rejestrowania odbioru i odpisu paliwa i smarów, która jest zatwierdzana na zlecenie kierownika lub stanowi dodatek do polityki rachunkowości organizacji.

Koszty utrzymania pojazdów organizacji odpisuje się jako koszt produktów (robot, usług). W rachunkowości koszty związane z procesem transportu są odzwierciedlone na koncie bilansowym 20 „Produkcja główna” lub 44 „Wydatki na sprzedaż” (tylko dla organizacji handlowych). Koszty utrzymania pojazdów służbowych ujęte są w rachunku bilansowym 26 „Ogólne koszty prowadzenia działalności”. Przedsiębiorstwa posiadające flotę samochodów wykazują koszty związane z ich utrzymaniem i eksploatacją na rachunku bilansowym 23 „Produkcja pomocnicza”.

Stosowanie rachunku kosztów szczegółowych uzależnione jest od kierunku wykorzystania samochodów. Na przykład, jeśli ciężarówka przewoziła towary na zamówienia organizacji zewnętrznej, wówczas koszty paliwa i smarów są odzwierciedlane na koncie 20, a jeśli samochód osobowy był używany do podróży służbowych związanych z zarządzaniem organizacją, wówczas koszty są odzwierciedlone na koncie 26.

W rachunkowości odpis paliwa i smarów znajduje odzwierciedlenie w zapisie księgowym

Debet 20 (23, 26, 44) Kredyt 10-3 „Paliwo” (rachunkowość analityczna: „paliwa i smary w zbiornikach pojazdów” oraz inne odpowiednie subkonta)

W ilości faktycznie zużytej na podstawie dokumentów pierwotnych.

Wprowadzając do produkcji paliwa i smary lub w inny sposób je usuwając, ich ocenę w rachunkowości przeprowadza się w jeden z następujących sposobów (klauzula 16 PBU 5/01 „Rachunkowość zapasów”):

• po cenie jednostki zapasów,
• po cenie pierwszych zakupów (FIFO),
• kosztem ostatnich zakupów (LIFO),
• po średnim koszcie.

Ostatnia metoda jest najczęstsza. Metoda wybrana przez organizację musi zostać odnotowana w zamówieniu dotyczącym zasad rachunkowości.

Zwracamy uwagę księgowych na fakt, że co do zasady w baku samochodu zawsze znajduje się pewna ilość benzyny (lub innego paliwa), która stanowi saldo przeniesienia na kolejny miesiąc (kwartał). Saldo to należy w dalszym ciągu uwzględniać na odrębnym subkoncie „Benzyna w zbiornikach samochodowych” (w rachunkowości analitycznej dla osób odpowiedzialnych finansowo (kierowców).

Księgowy co miesiąc uzgadnia wyniki emisji, zużycia i stanu produktów naftowych w zbiornikach pojazdów.

Jeżeli koszty wydatków na paliwo i smary przyjęte w rachunkowości i rachunkowości podatkowej będą różne (na przykład z powodu przekroczenia przez kierowcę standardów przyjętych przez organizację dla jego samochodu), wówczas podatnicy stosujący PBU 18/02 będą musieli odzwierciedlić stałe zobowiązania podatkowe. Jest to wymóg zawarty w paragrafie 7 tego przepisu, który został zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 19 listopada 2002 r. Nr 114n.

Podajmy przykład rozliczania paliwa i smarów na przykładzie rozliczania benzyny dla konkretnego kierowcy.

Przykład

Kierowca samochodu osobowego A.A. Sidorov otrzymuje środki z kasy Zima LLC z tytułu zakupu paliw i smarów oraz składa zaliczkowe raporty odzwierciedlające koszty ich nabycia wraz z załączeniem dokumentów pierwotnych. Benzyna odpisywana jest według standardów na podstawie listów przewozowych przekazywanych przez kierowcę do działu księgowości.

Ilościowe i całkowite rozliczanie paliw i smarów odbywa się za pomocą kart osobistych, których forma została opracowana przez organizację samodzielnie i zatwierdzona na zlecenie kierownika. Dla każdego kierowcy otwierana jest karta.

Bilans niepisanej benzyny kierowcy na początku kwietnia wynosił 18 litrów po 10 rubli.

Odpisując materiały, organizacja stosuje metodę średniego kosztu ruchomego, który jest obliczany na dzień operacji.

data	Nadchodzący			Konsumpcja			Reszta
	ilość	cena	cena	ilość	cena	cena	ilość	cena	cena
Saldo na dzień 01.04							18	10	180
01.kwietnia				7	10	70	11	10	110
02.kwietnia				10	10	100	1	10	10
03.kwietnia	20	11	220	11	10,95	120,48	10	10,95	109,52

W księgowości organizacji dokonano następujących wpisów:

70 rubli. - zgodnie z normami zgodnie z listem przewozowym samochodu osobowego nr 3 z dnia 1 kwietnia odpisano 7 litrów benzyny;

Debet 26 Kredyt 10-3 subkonto „Benzyna A-95 w zbiorniku samochodu A.A. Sidorowa”

100 rubli. - zgodnie z normami zgodnie z listem przewozowym samochodu osobowego nr 3 z dnia 2 kwietnia odpisano 10 litrów benzyny;

Subkonto debetowe 10-3 „Benzyna A-95 w zbiorniku samochodu A.A. Sidorowa”. Subkonto kredytowe 71 „Sidorow”

220 rubli. – 11 litrów benzyny zostało skapitalizowane na podstawie paragonu fiskalnego dołączonego do raportu wstępnego kierowcy;

Debet 26 Kredyt 10-3 subkonto „Benzyna A-95 w zbiorniku samochodu A.A. Sidorowa”

120,48 rub. - Odpisano 11 litrów benzyny zgodnie z normami, zgodnie z listem przewozowym samochodu osobowego nr 3 z dnia 3 kwietnia.

Wynajęty transport

Pojazd do czasowego posiadania i użytkowania możesz nabyć zawierając umowę najmu pojazdu z osobą prawną lub fizyczną.

Na podstawie umowy najmu wynajmujący (wynajmujący) zobowiązuje się oddać najemcy (najemcy) nieruchomość za opłatą za czasowe posiadanie i użytkowanie. Jeżeli umowa najmu pojazdu nie stanowi inaczej, najemca ponosi koszty powstałe w związku z komercyjną eksploatacją pojazdu, w tym koszty paliwa i innych materiałów zużytych w trakcie eksploatacji (art. 646 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej) . Strony mogą ustalić mieszane warunki płatności czynszu w formie stałej części (czynsz bezpośredni) oraz wypłaty odszkodowania za bieżące utrzymanie wynajmowanej nieruchomości, które może różnić się w zależności od czynników zewnętrznych.

W przypadku, gdy koszty paliwa i smarów ponosi zleceniodawca transportu, rozliczenie paliwa i smarów przebiega identycznie jak w przypadku eksploatacji własnego pojazdu. Taki samochód jest po prostu brany pod uwagę nie jako część środków trwałych, ale na rachunku pozabilansowym 001 „Środki trwałe w leasingu” w wycenie przyjętej w umowie. Za użytkowanie obiektu pobierana jest opłata za wynajem, natomiast amortyzacja nie jest naliczana. Czynsz jest uwzględniany w innych wydatkach związanych z produkcją i (lub) sprzedażą, niezależnie od tego, od kogo wynajmuje samochód - osoba prawna czy osoba fizyczna (podpunkt 10 ust. 1, art. 264 Ordynacji podatkowej Rosji Federacja).

Jednocześnie status leasingodawcy wpływa na skutki podatkowe dla pozostałych podatków. Jeśli więc samochód jest wynajmowany od osoby fizycznej, osiąga ona dochód podlegający opodatkowaniu. Jeśli chodzi o jednolity podatek socjalny, należy rozróżnić wynajem pojazdu z załogą i bez załogi (art. 236 ust. 1 i art. 238 ust. 3 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Na wynajęty samochód wystawiany jest list przewozowy na czas pracy, ponieważ organizacja pozbywa się samochodu. A klauzula 2 klauzuli 1 art. 253 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej pozwala zaliczyć do wydatków zmniejszających dochód podlegający opodatkowaniu wszystkie środki wydane na utrzymanie i eksploatację środków trwałych i innego majątku wykorzystywanego w działalności produkcyjnej. Dotyczy to również paliw i smarów stosowanych w wynajmowanym samochodzie.

Bezpłatne korzystanie z samochodu

Organizacja może zawrzeć umowę o bezpłatne korzystanie z samochodu.

Na podstawie umowy o nieodpłatne korzystanie (pożyczka) wypożyczający jest obowiązany utrzymywać rzecz otrzymaną za nieodpłatne korzystanie w dobrym stanie, w tym dokonywać napraw bieżących i kapitalnych, a także ponosić wszelkie wydatki na jej utrzymanie, chyba że umowa stanowi inaczej .

Wydatki organizacji na utrzymanie i eksploatację samochodu otrzymanego w ramach umowy o nieodpłatne użytkowanie zmniejszają dochód do opodatkowania w sposób ogólnie przyjęty, jeżeli umowa stanowi, że wydatki te ponosi pożyczkobiorca.

Do umów nieodpłatnego użytkowania (pożyczki) stosuje się odrębne zasady przewidziane dla umów najmu. Wydatki na paliwo i smary są brane pod uwagę w taki sam sposób, jak wynajęty samochód, ponieważ organizacja nim zarządza.

Przekazanie nieruchomości na czasowe użytkowanie na podstawie umowy pożyczki jest w rozumieniu podatkowym niczym innym jak usługą świadczoną nieodpłatnie. Koszt takiej usługi pożyczkobiorca uwzględnia w dochodzie nieoperacyjnym (art. 250 ust. 8 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Koszt ten należy ustalić samodzielnie, w oparciu o dane dotyczące rynkowego kosztu wynajmu podobnego samochodu.

Kompensacja pracowników

Pracownikom wypłacane jest odszkodowanie za zużycie pojazdów osobistych oraz zwrot wydatków, jeżeli pojazdy osobowe są wykorzystywane za zgodą pracodawcy do celów służbowych (art. 188 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Wysokość zwrotu wydatków ustalana jest w drodze porozumienia stron umowy o pracę, wyrażonego w formie pisemnej.

Często na zlecenie pracownikowi wypłacane jest odszkodowanie według stawki ustalonej przez rząd Federacji Rosyjskiej, a ponadto koszt benzyny.

Ponieważ takiego przepisu nie przewidziano bezpośrednio w piśmie nr 57 Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 21 lipca 1992 r., stanowisko organów podatkowych w tej kwestii również wydaje się uzasadnione. Wysokość odszkodowania przysługującego pracownikowi uwzględnia zwrot kosztów eksploatacji osobistego samochodu osobowego wykorzystywanego w podróżach służbowych: stopień zużycia, koszty paliw i smarów, konserwacji i napraw bieżących (pismo Ministra Podatków i Podatki Rosji z dnia 2 czerwca 2004 r. nr 04-2-06/419).

Odszkodowanie za korzystanie z transportu osobistego w celach służbowych wypłacane jest pracownikom w przypadku, gdy ich praca według rodzaju działalności produkcyjnej (urzędowej) wiąże się z ciągłymi podróżami służbowymi zgodnie z obowiązkami służbowymi.

Pierwotnym dokumentem ustalającym to wynagrodzenie jest pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 21 lipca 1992 r. Nr 57 „W sprawie warunków wypłaty pracownikom wynagrodzeń za korzystanie z samochodów osobowych w podróżach służbowych”. Dokument jest ważny, choć same standardy płatności uległy w przyszłości zmianie. Dlatego zalecamy, aby księgowy przeczytał je ze szczególną uwagą.

W ust. 3 wskazano, że konkretną wysokość odszkodowania ustala się w zależności od intensywności używania samochodu osobowego w podróżach służbowych. Wysokość odszkodowania przysługującego pracownikowi uwzględnia zwrot kosztów eksploatacji osobistego samochodu osobowego wykorzystywanego w podróżach służbowych (ilość zużycia, koszty paliw i smarów, konserwacji i napraw bieżących).

Wysokość odszkodowania oblicza się według wzoru:

K = A + paliwa i smary + konserwacja + TP, gdzie

K - wysokość odszkodowania,

A - amortyzacja samochodu;

paliwa i smary - koszty paliw i smarów;

TO - obsługa techniczna;

TR - naprawy bieżące.

Wynagrodzenie obliczane jest na podstawie zarządzenia kierownika organizacji.

Wynagrodzenie naliczane jest miesięcznie w stałej kwocie, niezależnie od ilości dni kalendarzowych w miesiącu. W czasie, gdy pracownik przebywa na urlopie, w podróży służbowej, jest nieobecny w pracy z powodu czasowej niezdolności do pracy, a także z innych powodów, gdy nie korzysta z samochodu osobowego, odszkodowanie nie jest wypłacane.

Najtrudniejsze w tej sytuacji wydaje się potwierdzenie faktu i intensywności użytkowania maszyny przez pracownika. Dlatego podstawą obliczenia wynagrodzenia, oprócz zlecenia menedżera, może być oświadczenie podróżne lub inny podobny dokument, którego forma jest zatwierdzona w zarządzeniu w sprawie polityki rachunkowości organizacji. W tym przypadku listy przewozowe nie są sporządzane.

Odszkodowania wypłacane pracownikowi za używanie samochodu osobowego do celów służbowych stanowią wydatek organizacji na zwykłe czynności na podstawie paragrafu 7 PBU 10/99.

Odszkodowanie wypłacane pracownikowi zgodnie z prawem, w ramach zatwierdzonych norm, nie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (art. 217 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) ani jednolitemu podatkowi socjalnemu (art. 238 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej Federacja). W tym przypadku dokumentem legislacyjnym jest Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Ze względu na fakt, że Rząd Federacji Rosyjskiej opracował standardy odszkodowań w odniesieniu jedynie do art. 264 ust. 11 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej (podatek dochodowy), nie podlegają one stosowaniu w celu ustalenia kwoty podatku podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Organy podatkowe utrzymują, że norm stosowanych w organizacji nie można zastosować w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, ponieważ nie są to normy ustalone zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej (pismo Ministerstwa Podatków Rosji z dnia 02.06.2004 r. nr 13). 04-2-06/419@ „O zwrocie kosztów w przypadku korzystania przez pracowników z transportu osobistego”).

Jednakże w swojej uchwale nr F09-5007/03-AK z dnia 26 stycznia 2004 r. FAS Okręgu Ural doszedł do wniosku, że stosowanie norm wypłaty odszkodowań określonych w rozdziale 25 Ordynacji podatkowej z Federacja Rosyjska w celu obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Rekompensata za transport osobisty jest zwolniona z podatku dochodowego w wysokości ustalonej w pisemnej umowie między organizacją a pracownikiem. Pośrednio potwierdza to orzeczenie Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 26 stycznia 2005 roku nr 16141/04.

Tym samym naszym zdaniem w rozpatrywanej sytuacji nie istnieje podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Odszkodowanie za używanie samochodu osobowego do celów służbowych jest kwotą ujednoliconą na potrzeby obliczenia podatku dochodowego. Aktualnie obowiązujące standardy określa Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 08.02.2002 nr 92.

Wydatki na odszkodowania za użytkowanie samochodów osobowych i motocykli w podróżach służbowych w ramach limitów podatkowych zalicza się do pozostałych wydatków (podpunkt 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). W rachunkowości podatkowej wydatki te ujmuje się w dacie faktycznej zapłaty naliczonego odszkodowania.

Kwota odszkodowania naliczonego pracownikowi przekraczająca maksymalne normy nie może obniżyć podstawy opodatkowania do obliczenia podatku dochodowego organizacji. Wydatki te uznawane są za nadwyżkę dla celów podatkowych.

Można oczywiście próbować podważyć ten punkt widzenia, opierając się na nowszym stanowisku art. 188 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Jednak w piśmie Ministerstwa Finansów stwierdzono, że przy obliczaniu odszkodowania należy wziąć pod uwagę wszystkie cechy związane z używaniem przez pracownika samochodu osobowego do celów produkcyjnych. Istnieje jednak zasada dotycząca opodatkowania i jest ona jednoznaczna. W związku z tym koszty zakupu paliwa i smarów równolegle z wypłatą odszkodowania nie są uwzględniane dla celów podatku dochodowego, ponieważ samochód ten nie jest pojazdem służbowym (klauzula 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Rosji Federacja).

Wydatki na wynagrodzenia pracownicze przekraczające ustalone standardy oraz koszty zużytych paliw i smarów, wyłączone z kalkulacji podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym zarówno za okres sprawozdawczy, jak i kolejne okresy sprawozdawcze, ujmuje się jako różnicę trwałą (klauzula 4 PBU 18/02).

O obliczoną na jej podstawie kwotę stałego zobowiązania podatkowego organizacja koryguje kwotę wydatku warunkowego (dochodu warunkowego) z tytułu podatku dochodowego (klauzule 20, 21 PBU 18/02).

Rozliczanie paliwa i smarów w 1C: Rachunkowość 8.3

Rozliczanie paliw i smarów w konfiguracji prowadzone jest na koncie 10.3 „Paliwo”. W katalogu „Materiały” dla elementów związanych z paliwami i smarami należy wskazać typ „(10.3) Paliwo” (patrz rys. 1).

Zakup paliwa i smarów znajduje odzwierciedlenie w dokumentach „Odbiór materiałów” lub „Raport zaliczkowy”, w tym ostatnim dokumencie należy wskazać odpowiedni rachunek. 10.3.

Aby odzwierciedlić zużycie paliw i smarów, wygodnie jest skorzystać z dokumentu „Przepływ materiałów”, wybierając rodzaj ruchu: „Przeniesienie do produkcji” (patrz ryc. 2).

W dokumencie należy wskazać rachunek kosztów odpowiadający kierunkowi użytkowania samochodu (20, 23, 25, 44) oraz pozycję kosztową.

Zaleca się ustawienie dwóch pozycji w katalogu pozycji kosztowych odzwierciedlających wydatki na paliwa i smary, dla jednej z nich należy ustawić „Rodzaj wydatków” dla celów rachunkowości podatkowej „Inne wydatki akceptowane dla celów podatkowych”, a dla drugiej ( wydatki przekraczające normę) - „Nieakceptowane do celów podatkowych” (ryc. 3).

Jeżeli poniesione wydatki nie przekraczają normy, wówczas wszystkie wydatki należy zaliczyć do pozycji kosztowej uwzględnianej dla celów podatkowych.

W przypadku przekroczenia normy należy wpisać dwa dokumenty „Przepływ materiałów”: pierwszy na kwotę normy, wskazując pozycję braną pod uwagę do opodatkowania, drugi na kwotę przekroczenia normy, wskazując pozycję nie są brane pod uwagę przy opodatkowaniu.

Jeśli organizacja zastosuje PBU 18\02, przy księgowaniu dokumentu „Zamknięcie miesiąca” zostanie uwzględniona trwała różnica i zostanie wygenerowany zapis odzwierciedlający stałe zobowiązanie podatkowe.

Wypłaty odszkodowań na rzecz pracowników za korzystanie z transportu osobistego do celów służbowych można odzwierciedlić w dokumencie „Świadectwo księgowe” (patrz ryc. 4).

W zakładce „Księgowość” rachunek wydatków i pozycja kosztowa są wskazywane analogicznie do odzwierciedlenia wydatków na paliwo i smary, następnie można automatycznie generować transakcje księgowe podatkowe za pomocą przycisku „Wypełnij NU”.

Pomocna informacja

Rachunkowość kosztów paliw i smarów w przedsiębiorstwie: cechy rachunkowości

Paliwa i smary należą do pozycji kosztów utrzymania samochodów, motocykli lub specjalnego wyposażenia przedsiębiorstwa, dla których wymagane jest prowadzenie ewidencji w określony sposób. Księgowy przedsiębiorstwa, firmy, organizacji lub instytucji musi co miesiąc weryfikować dane dotyczące emisji, rzeczywistego zużycia i bilansu paliw i smarów.

W tym celu stosuje się różne metody i metody, które są dozwolone zgodnie z Ordynacją podatkową. Kalkulację można przeprowadzić po średnim koszcie zakupionych produktów naftowych i cieczy technicznych, po koszcie pozostałości, FIFO, LIFO. Zatwierdzoną metodę obliczeniową należy wskazać w odpowiedniej kolejności.

W przedsiębiorstwie posiadającym w swoim bilansie koszty paliw i smarów klasyfikowane są jako „Koszty materiałów”. W rachunkowości zakup paliwa i smarów jest odzwierciedlany na koncie 10 „Materiały” (dla benzyny lub oleju napędowego - podkonto 3 „Paliwo”).

Istnieje kilka opcji lokalizacji zakupionych paliw i smarów:

• W magazynach - jest to benzyna, olej napędowy, propan-butan, oleje silnikowe i inne oleje przechowywane w magazynach.
• Płatne kupony na paliwo - istnieją kupony, za które otrzymano benzynę, olej napędowy itp.
• Paliwo znajduje się w zbiornikach pojazdów, a kierowca ma kupony.

Aby uprościć procedurę rozliczania wszystkich paliw i smarów do wszystkich pojazdów w bilansie przedsiębiorstwa, przy prowadzeniu dokumentacji księgowej stosuje się subkonta drugiego, trzeciego rzędu itp. Przykładowo: konto 10 „Paliwo”, subkonto „Paliwa i smary w magazynie”, subkonto „Paliwo Diesel”.

W rachunkowości koszty paliwa i smarów związane z użytkowaniem samochodów są odzwierciedlane na różnych rachunkach w zależności od celu transportu: transportu ładunków na własne potrzeby lub dostawy towarów do dealerów, sklepów, oficjalnego transportu pasażerskiego itp.

Przykład wydatków na paliwo i smary

Kierowca samochodu osobowego N.G. Bykov. w spółce MebelProm LLC otrzymała gotówkę w zamian za przedstawienie raportu na zakup paliw i smarów. Dostarcza do działu księgowości raporty zaliczkowe odzwierciedlające rzeczywiste koszty zakupu, dołączając także dokumenty pierwotne jako potwierdzenie. Benzyna jest odpisywana zgodnie z listami przewozowymi przesyłanymi do działu księgowości organizacji.

Aby prowadzić ilościowe i całkowite rozliczanie paliw i smarów, firma MebelProm opracowała i zatwierdziła własną formę kart-twarzy. Karty te są otwierane dla każdego kierowcy firmy.

Na początku maja kierowca miał saldo 20 litrów niezapisanego paliwa w cenie 42 ruble za litr bez VAT. 3 maja zakupiono dodatkowe 20 litrów benzyny AI-98 po cenie 44 ruble za litr. Według komputera pokładowego samochodu zużycie paliwa w dniach 1, 2 i 3 kwietnia wynosiło odpowiednio 8, 11 i 11 litrów.

W spółce odpis paliw i smarów dokonywany jest według średniego kosztu ruchomego, naliczanego bezpośrednio na dzień zawarcia transakcji.W księgach rachunkowych MebelProm LLC dokonano następujących zapisów:

data	Nadchodzący			Konsumpcja			Reszta
			Cena			Cena			Cena
Saldo na dzień 01.05

336 rubli - 8 litrów benzyny odpisano zgodnie z normami listu przewozowego samochodu osobowego, formularz nr 3, na 1 maja.

Debet 26 Kredyt 10-3 subkonto „benzyna AI-98 w zbiorniku samochodu N.G. Bykowa”:

462 ruble - 11 litrów benzyny odpisano zgodnie z normami zgodnie z listem przewozowym samochodu osobowego, formularz nr 3, na 2 maja.

Subkonto debetowe 10-3 kredytowe 71 „Byki”

Na podstawie czeku KKM załączonego do raportu zaliczkowego skapitalizowano 840 rubli - 20 litrów benzyny.

Debet 26 Kredyt 10-3 subkonto „benzyna AI-98 w zbiorniku samochodu N.G. Bykowa”:

484 ruble - 11 litrów benzyny odpisano zgodnie z normami zgodnie z listem przewozowym samochodu osobowego, formularz nr 3, na 3 maja.

Wynajem transportu

Pojazd zostaje oddany do czasowego posiadania lub użytkowania na podstawie stosownej umowy zawartej z osobą fizyczną lub prawną. Zazwyczaj najemca ponosi wszelkie koszty związane z eksploatacją pojazdu, w tym koszty zakupu paliw i smarów, płynów technicznych i innych materiałów eksploatacyjnych. Zgodnie z warunkami umowy możliwa jest płatność mieszana obejmująca stały czynsz za użytkowanie samochodu lub sprzętu oraz opłatę za koszty utrzymania pojazdu. Druga część opłaty nie jest stała i jest bezpośrednio związana z czynnikami zewnętrznymi, stanem technicznym wynajmowanej ruchomości itp.

Jeżeli wszystkie koszty operacyjne ponosi najemca, wówczas rozliczanie kosztów paliwa i smarów w dziale księgowości odbywa się analogicznie jak w przypadku własnego pojazdu, tyle że samochód nie jest zaliczany do środków trwałych przedsiębiorstwa, ale poza- konto bilansowe 001 „Środki trwałe w leasingu”. Zgodnie z Kodeksem podatkowym Federacji Rosyjskiej przy obliczaniu podatków czynsz zalicza się do pozostałych wydatków. Dla leasingobiorcy nie ma znaczenia, czy pojazd jest leasingowany od osoby fizycznej, czy prawnej. Ale status jest ważny dla właściciela. A więc fizycznie osób, samochodu lub innego pojazdu, wynajmowane wyposażenie specjalne podlega opodatkowaniu. Zdaniem UST różnice też są – czy pojazd wynajmowany jest z kierowcą (operatorem), czy bez.

Ponieważ samochód jest użytkowany bezpośrednio przez organizację, wystawiany jest list przewozowy na cały okres wynajmu. Warto zauważyć, że zgodnie z art. 253 ust. 1 akapit 2 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej organizacja ma prawo uwzględnić pieniądze wydane na utrzymanie, konserwację i eksploatację środków trwałych i innego mienia, w tym majątku ruchomego wykorzystywane w produkcji, w wydatkach na obniżone opodatkowanie. Dotyczy to również paliw, olejów i płynów technicznych zakupionych do wynajmowanego samochodu.

Wynajem samochodów lub specjalnego sprzętu opłaca się w następujących przypadkach:

• Konieczne jest wykonanie określonego rodzaju pracy, dla której nabycie maszyn lub urządzeń na własność nie jest ekonomicznie wykonalne.
• Tymczasowe przymusowe przestoje własnego parku maszyn i urządzeń w sytuacji konieczności pilnych prac - przewóz ładunków w ramach umowy na dostawę materiałów budowlanych, prace budowlane, remonty dróg.
• Konieczność wykonania jednorazowej pracy - np. ładowarki, spycharki kołowe potrzebne są na 1 zmianę.

Bezpłatne korzystanie z pojazdu: cechy odzwierciedlenia wydatków w ramach umowy kredytowej

Oprócz samochodów własnych i leasingowanych istnieje możliwość pozyskania pojazdu w ramach umowy o nieodpłatne użytkowanie (pożyczka). Jedna strona przekazuje drugiej samochód osobowy, ciężarówkę lub samobieżny sprzęt specjalny. Druga strona ma obowiązek zwrócić pojazd w uzgodnionym terminie w takim samym stanie, w jakim został otrzymany, biorąc pod uwagę normalne zużycie przez cały okres jego użytkowania. Zarówno właściciel (osoba fizyczna lub prawna), jak i osoba upoważniona do działania w imieniu właściciela może przekazać samochód w ramach pożyczki.

Umowa pożyczki zakłada zwrot nie tego samego, ale tego samego pojazdu. Dlatego przy zawieraniu umowy szczegółowo podawane są wszystkie informacje dotyczące maszyny lub urządzenia - numery jednostkowe, stan techniczny itp. Zgodnie z Kodeksem cywilnym organizacja nie może przekazywać transportu założycielowi, menadżerowi i innym osobom pełniącym w tej samej organizacji stanowiska kierownicze i nadzorcze.

W ramach pożyczki wszelkie koszty związane z eksploatacją, konserwacją, diagnostyką, naprawą i serwisem samochodu ponosi bezpośrednio pożyczkobiorca, choć strony mogą określić pewne warunki w umowie. Ponownie wydatki pożyczkobiorcy na powyższe transakcje pomagają obniżyć podatki dochodowe. Podobnie w przypadku czynszu koszty paliwa oraz innych paliw i smarów ponosi bezpośrednio przedsiębiorca występujący w roli pożyczkobiorcy.

Dla celów sprawozdawczości podatkowej pożyczka dotyczy usług świadczonych nieodpłatnie i jest wykazywana w przychodach nieoperacyjnych. Organizacja sama ustala koszt, biorąc pod uwagę rynkowy koszt wynajmu pojazdu o podobnej marce, modelu, klasie, roku produkcji i stanie technicznym.

Wypłata wynagrodzeń pracownikom za korzystanie z samochodu osobowego do pracy

Pracownicy przedsiębiorstwa lub organizacji, firmy, zgodnie z warunkami i umową z kierownikiem, mogą korzystać z transportu osobistego w celach służbowych. Aby więc kontrolować proces produkcyjny, technolog przedsiębiorstwa musi podróżować do poszczególnych warsztatów i fabryk zlokalizowanych na terenie miasta, w sąsiednich miastach lub regionach. Albo menedżer, aby ocenić efektywność pracy lub rozwiązać problemy organizacyjno-handlowe, musi regularnie podróżować do oddziałów, supermarketów sieci lub sklepów należących do firmy. W takich przypadkach pracownik ma prawo do rekompensaty wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego w celach służbowych.

Często zdarzają się sytuacje, gdy na kwotę płatności składa się norma ustalona przez Rząd Federacji Rosyjskiej oraz koszty paliwa. Oczywiście takie podejście nie odzwierciedla rzeczywistych kosztów, jakie ponosi pracownik, obsługując własną maszynę w celach innych niż osobiste. Standardowe odszkodowanie obejmuje koszty użytkowania samochodu (zużycie, paliwo, smary, konserwacja, serwis, naprawy, montaż opon).

Odszkodowanie wypłacane jest tylko wtedy, gdy bezpośrednia działalność pracownika (bezpośrednie obowiązki wynikające z umowy o pracę) wiąże się z regularnymi dojazdami do pracy. W przeciwnym razie pracownik nie ma prawa żądać zwrotu poniesionych wydatków, chyba że udowodni, że pojazd był używany do celów służbowych.

Procedura wypłaty odszkodowania i inne kwestie związane ze zwrotem wydatków zostały początkowo wskazane w piśmie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lipca 1992 r. Nr 57. W ostatnim czasie standardy płatności znacznie się zmieniły, ale przepisy ogólne pozostają w mocy, dlatego księgowi przedsiębiorstw, firm i organizacji zajmujących się wypłatą rekompensat zdecydowanie zaleca się przeczytanie tego dokumentu.

Kwota wypłacana pracownikowi zależy bezpośrednio od tego, jak często samochód osobisty jest wykorzystywany do podróży służbowych. Na kwotę tę składają się wszystkie wydatki poniesione przez właściciela pojazdu – nie tylko benzyna czy olej napędowy, propan-butan, ale także oleje silnikowe i przekładniowe, płyny techniczne, konserwacja (przegląd planowy 1, konserwacja 2 itd.) oraz serwis.

W związku z tym do obliczenia wypłaconego odszkodowania stosuje się następujący wzór:

Sk = A + T + TO + R

• Sk- całkowitą kwotę odszkodowania,
• A- amortyzacja lub zużycie samochodu odpowiadające przebiegowi (fizyczne zużycie zespołów, podzespołów i części samochodu w przeliczeniu na 1 km przebiegu),
• T- koszt bezpośredni benzyny lub oleju napędowego, a także grupy paliw i smarów,
• TO- koszt utrzymania konkretnego samochodu z uwzględnieniem marki, modelu, modyfikacji i roku produkcji,
• R Lub TR- naprawy/konserwacji (koszt prac naprawczych mających na celu usunięcie awarii, usterek lub usterek, uszkodzeń powstałych podczas oficjalnego użytkowania pojazdu).

Wynagrodzenie obliczane jest na podstawie odpowiedniego zarządzenia kierownika przedsiębiorstwa lub firmy.

Należy pamiętać, że odszkodowanie:

• Naliczane jest co miesiąc w stałej kwocie bez uwzględnienia dni kalendarzowych.
• Nie nalicza się, jeżeli w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, a samochód prywatny nie był używany do celów służbowych.

Obiektywną trudnością w wyliczeniu wypłaconego odszkodowania jest określenie intensywności korzystania z transportu osobistego. Dzięki temu pracownik może wskazać określone zużycie paliwa i przebieg w podróży służbowej, ale wpaść na lunch lub w innych sprawach osobistych. W związku z tym nie jest możliwe obliczenie, jakie wydatki właściciel pojazdu poniósł konkretnie w związku z podróżą służbową, a jakie wydatki w celach osobistych.

Alternatywnie przedsiębiorstwo może zatwierdzić arkusz podróży lub jego odpowiednik, na podstawie którego będzie można oszacować rzeczywiste koszty eksploatacji i utrzymania samochodu osobowego wykorzystywanego w podróżach służbowych.

Dla przedsiębiorstwa środki wypłacone w formie rekompensaty uznawane są za wydatek na zwykłą działalność. W przypadku pracownika wynagrodzenie w ustalonych normach nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, choć organy podatkowe traktują tę kwestię odmiennie.

Wydatki na paliwa i smary oraz wypłata odszkodowania nie są brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego, gdyż samochód osobowy nie jest klasyfikowany jako pojazd służbowy.

Prowadzenie ewidencji paliwa i smarów w „1C: Księgowość 8.3”: podstawowe metody i subtelności operacji

Rozliczanie paliw i smarów w firmie odbywa się za pomocą zautomatyzowanych systemów oprogramowania „1C”. Przyjrzyjmy się bliżej, jak koszty paliwa i smarów są uwzględniane w rachunkowości w 1C: Rachunkowość 8.3. W tym celu wyróżnimy główne etapy zakupu i odpisu paliw i smarów za gotówkę oraz rozliczania paliwa zgodnie z listami przewozowymi.

Zakup/odpisanie za gotówkę

Rozliczając paliwo i smary w „1C: Księgowość 8.3” uwzględniane są 3 operacje: wydawanie pracownikowi gotówki na zakup paliwa, kapitalizacja i odpis zgodnie z listami przewozowymi.

• Wypłata pieniędzy. Aby wyemitować środki, należy je zarejestrować. W tym celu w zakładce „Bank i kasa” należy wybrać „Dokumenty kasowe”, a następnie „Wystawienie”. Typ transakcji powinien brzmieć „Wydanie osobie odpowiedzialnej”. Wszystkie pola formularza są wypełniane, także automatycznie (wartości pobierane są z podręczników). Po zakończeniu wypełniania tradycyjnie przeprowadza się księgowanie („Wysłanie”) wraz z utworzeniem zlecenia wydatku pieniężnego i samym księgowaniem. Wydrukowany formularz RKO można otrzymać klikając na przycisk „Drukuj”.
• Mianowanie. Pracownik otrzymał pieniądze, kupił za nie paliwo i smary oraz przekazał raport do działu księgowości. Teraz musisz wykorzystać benzynę w programie. W zakładce „Gotówka i Bank” przejdź do „Raport zaliczkowy”. Następnie tworzony jest raport wskazujący osobę odpowiedzialną, inne dane, w tym informacje z „Emisji pieniądza”. W zakładce produkty wybierz utworzoną wcześniej pozycję (np. „Benzyna AI-98”). Konto księgowe - 10.03. W zależności od tego, w jaki sposób i przez kogo dokonano sprzedaży i zakupu benzyny, wskazany jest podatek VAT w wysokości 18% lub brak podatku od towarów i usług. W razie potrzeby po zaksięgowaniu dokumentu możesz przejrzeć wygenerowane automatycznie zapisy księgowe.
• Odpisanie. Operacje odpisowe przeprowadzane są na podstawie wypełnionych listów przewozowych. Najlepszą opcją jest skorzystanie z gotowego dokumentu „Zapytanie o fakturę”, a nie „Operacja wpisana ręcznie”. Musisz przejść do „Produkcji”, a następnie utworzyć nowy dokument. Następnie wypełnij standardowy formularz. Jedyną rzeczą jest to, że w „Materiałach” będziesz musiał dodać wymagane paliwa i smary, wskazać ilość zgodnie z listem przewozowym i fakturą (Paliwo - 10.03). Pamiętaj o wypełnieniu wszystkich pól na karcie Konto kosztów.

Księgowanie kart paliwowych

Jeżeli przedsiębiorstwo dokonuje zakupu benzyny lub oleju napędowego za pomocą kart paliwowych, wówczas proces rozliczenia paliwa i smarów będzie przebiegał inaczej niż przy zakupie za gotówkę. Rozliczanie paliw i smarów odbywa się w następującej kolejności:

• Przedpłata. Najpierw będziesz musiał wpłacić zaliczkę sprzedawcy (dostawcy) benzyny lub oleju napędowego. Przejdź do sekcji „Wyciągi bankowe” w zakładce „Bank i kasa” i kliknij „Debet”, aby odpisać wymaganą kwotę z rachunku bieżącego.
• Karta paliwowa. Odbiór karty paliwowej odbywa się poprzez dokument „Odbiór” w zakładce „Zakupy”. Tworzony jest nowy dokument „Odbiór towaru” wskazujący dane z dokumentacji dostawcy. Następnie należy dodać pozycję „Karta paliwowa” i wskazać dane dostawcy oraz paliwa. Podczas przeprowadzania transakcji z podatkiem VAT przeprowadzana jest rejestracja, a następnie księgowanie dokumentu.
• Przyjmowanie paliw i smarów. Zwykle bliżej ostatnich dni miesiąca dostawcy przekazują dane o faktycznie dostarczonej benzynie lub oleju napędowym. Przyjęcie paliwa i smarów odbywa się poprzez „Odbiór towaru” na koncie 10.03 ze wskazaniem wszystkich danych dostawcy.
• Odpisanie. Listy przewozowe odpisuje się jako wydatki zgodnie ze zużytą benzyną. Jeśli benzyna zostanie odpisana na potrzeby inne niż produkcja, operację przeprowadza się w podobny sposób, ale konto wyniesie 91,02.
• Kontrola pozostałości. Rozliczenie pozostałego paliwa odbywa się poprzez rejestrację WWS w zakładce „Raporty”. OSV powstaje zgodnie z określonymi parametrami.

Znaczenie rachunkowości paliwowej w przedsiębiorstwach

W warunkach rynkowych, przy dużej konkurencji w większości obszarów działalności, czynnikiem determinującym staje się nie tylko jakość towarów czy usług, ale także ich koszt. Koszt produktów lub usług świadczonych przy użyciu (samochodów osobowych, ciężarówek, sprzętu specjalnego) zależy bezpośrednio od racjonalnego wykorzystania zasobów materialnych, czyli paliw i smarów.

Zużycie benzyny lub oleju napędowego, oleju silnikowego, a także oleju w hydraulice samochodów i sprzęcie specjalnym, przeprowadzanie regularnej konserwacji i rutynowych napraw samochodów wymaga kosztów, które są brane pod uwagę w przedsiębiorstwie i odzwierciedlone w księgowości i podatkach księgowość. Obecność błędów w dokumentacji sprawozdawczej, rozbieżności pomiędzy zapisami księgowymi a rzeczywistymi wydatkami na paliwa i smary prowadzi do spadku efektywności przedsiębiorstwa, problemów księgowych i podatkowych.

Kontrola odbywa się zarówno na paliwie zakupionym, jak i faktycznie zużytym, z uwzględnieniem listów przewozowych. To właśnie listy przewozowe pozostają skutecznym sposobem śledzenia przyjętej i zużytej benzyny i oleju napędowego w przypadku używania pojazdu bezpośrednio do celów służbowych, a nie do celów osobistych.

Konieczne jest przeprowadzenie obiektywnej oceny kosztów paliwa i smarów, biorąc pod uwagę wszystkie czynniki. W ten sposób standardy zużycia benzyny lub oleju napędowego są opracowywane z uwzględnieniem warunków drogowych i klimatycznych, charakterystyki podróży (przewóz towarów, przewóz osób) i specyfiki ruchu (w warunkach miejskich z częstymi korkami, sygnalizacją świetlną, na autostradzie, w cykl mieszany). Całkowite zużycie paliwa obejmuje nie tylko benzynę zużytą na przebieg, ale także paliwo na prace transportowe i eksploatację pojazdu po naprawach i przeglądach. Zimą dopłaty są brane pod uwagę w miarę wzrostu rzeczywistego zużycia paliwa.

Do grupy paliw i smarów zalicza się:

• Paliwo- benzyna, olej napędowy, propan-butan, metan.
• Obrazy olejne- silnik, skrzynia biegów, wspomaganie kierownicy i inne.
• Smary, stosowane na części, komponenty i zespoły pojazdów.
• Płyn hamulcowy.
• Płyny chłodzące i inne płyny techniczne niezbędne do działania układów, podzespołów i zespołów samochodu, wyposażenie specjalne.

Oprócz paliwa, przy każdej konserwacji wymieniane lub uzupełniane są wszystkie powyższe paliwa i smary. Po zakończeniu bieżącej naprawy (TR) wymagana będzie również wymiana niektórych paliw i smarów. Rzadziej zdarza się uzupełnianie płynów i olejów w trakcie pracy – zimą lub gdy wzrasta intensywność użytkowania pojazdu.

Zakres prac konserwacyjnych i napraw bieżących zależy bezpośrednio od przebiegu pojazdu lub wyposażenia specjalnego, warunków klimatycznych i drogowych, roku produkcji oraz rzeczywistego zużycia pojazdów. Jeżeli w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych do celów osobistych częstotliwość przeglądów jest regulowana przez producenta i ma stałą wartość (co 12 miesięcy lub 15 000 km), to w przypadku floty pojazdów w bilansie przedsiębiorstwa, która obejmuje również wyposażenie specjalne , należy zastosować współczynniki korygujące - kategorie warunki pracy oraz warunki przyrodniczo-klimatyczne.

Sprawność urządzeń i maszyn zależy od terminowej i pełnej konserwacji. Wszystkie wydatki na konserwację i naprawy, zakup odpowiednich paliw i smarów są również odzwierciedlane podczas prowadzenia dokumentacji w organizacji.

Logiczne jest, że żaden kierowca pracujący w przedsiębiorstwie nie zużyje całkowicie benzyny w zbiorniku do zera - w przeciwnym razie jest to obarczone problemami i awariami układu paliwowego, układu zasilania paliwem oraz innych układów i jednostek. Pozostała ilość paliwa w zbiorniku odnosi się do salda przenoszonego na kolejny okres rozliczeniowy, co znajduje odzwierciedlenie na subkoncie „Benzyna w zbiornikach samochodowych”.

notatka że różnica w kosztach paliw i smarów w rachunkowości i rachunkowości podatkowej dla podatników zgodnie z PBU 18/02 jest obarczona zobowiązaniami podatkowymi.

Właściwie zorganizowana księgowość wydatków na paliwa i smary, zgodna z aktualnymi normami i wymogami Kodeksu podatkowego, cywilnego i pracy Federacji Rosyjskiej, jest jednym z głównych czynników pomyślnego prowadzenia działalności materialnej i gospodarczej przedsiębiorstwa. A efektywność utrzymania i obsługi własnej floty pojazdów lub sprzętu, leasingowanych lub otrzymanych za darmo samochodów i sprzętu specjalnego, w dużej mierze zależy od sposobu rozliczania paliwa i smarów.

Korzystanie z dowolnego rodzaju transportu w przedsiębiorstwie jest nierozerwalnie związane z rozliczaniem paliw i smarów. W tym artykule przyjrzymy się funkcjom rozliczania paliw i smarów. Jakie są stawki zużycia paliwa, jak je obliczyć, jak odpisać paliwo i smary w koszty przedsiębiorstwa, jak przeprowadza się rozliczenie odpisu paliwa i jakie transakcje są przeprowadzane? Na wszystkie te pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Rozliczanie paliw i smarów w przedsiębiorstwie oraz obliczanie wskaźnika ich zużycia rodzi zwykle wiele pytań wśród księgowych. Prawidłowe spisanie wydatków na eksploatację i utrzymanie pojazdów jest bardzo ważne, gdyż wydatki te zaniżają podstawę kalkulacji. Przede wszystkim należy pamiętać, że koszty paliw i smarów muszą być prawidłowo skalkulowane, udokumentowane i uzasadnione ekonomicznie. To bardzo ważny punkt, ponieważ tylko wtedy, gdy zostaną spełnione powyższe trzy warunki, koszty paliwa i smarów można zaliczyć jako wydatki organizacji. Musisz być przygotowany na to, że podczas dowolnej kontroli organu podatkowego będziesz w stanie uzasadnić potrzebę poniesienia takich kosztów i przedstawić wszystkie dokumenty potwierdzające.

Zacznijmy od przyjrzenia się samemu pojęciu „paliwo i smary”, co ono obejmuje.

Objaśnienie paliw i smarów - „paliwa i smary”. Z nazwy jasno wynika, że ​​​​obejmuje to nie tylko paliwo, ale także powiązane materiały niezbędne do normalnego funkcjonowania pojazdu.

Paliwa i smary obejmują:

• Wszystkie rodzaje paliw (gaz, olej napędowy, benzyna);
• Smary (oleje, smary stosowane w procesie naprawy, konserwacji i eksploatacji pojazdów);
• Płyny hamulcowe i chłodnicze.

Procedura odpisywania paliw i smarów

Paliwa i smary odpisywane są w koszty w oparciu o tzw. standardy. Jakie są te standardy i gdzie je można dostać?

Przede wszystkim należy zauważyć, że istnieją standardy odpisów paliw i smarów ustalone przez rosyjskie Ministerstwo Transportu. Ale stosowanie tych standardów nie jest konieczne, Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej pozwala na opracowanie własnych standardów zużycia paliwa i smarów oraz wykorzystanie ich do odpisów.

Wszystko jest jasne dzięki standardom zatwierdzonym przez Ministerstwo Transportu, weź ustalony standard odpisywania paliwa i innych powiązanych materiałów dla swojego rodzaju transportu i zapisz go.

Jeśli chcesz opracować własne standardy, przeczytaj poniżej.

Obliczanie wskaźników zużycia paliwa

Obliczenia stawki odpisu na paliwo i smary można dokonać na dwa sposoby:

1. Korzystaj z dokumentacji technicznej dostępnej dla pojazdu, na podstawie której opracuj standardy stosowania paliw i smarów w zależności od sezonowości, pory roku (zimą zużycie paliwa jest znacznie wyższe niż w lecie), ważne jest również uwzględnienie zator drogowy.
2. Ustal standardy w oparciu o analizę faktycznego wykorzystania transportu i pomiarów. Ta metoda jest stosowana znacznie częściej niż pierwsza, dlatego przeanalizujemy ją bardziej szczegółowo.

Jak prawidłowo zmierzyć zużycie paliwa?

Pierwszym krokiem będzie utworzenie komisji monitorującej prawidłowość pomiarów.

Pomiary zużycia paliwa przeprowadza się w następujący sposób: pusty zbiornik pojazdu napełnia się paliwem do maksimum, rejestruje się ilość zatankowanego paliwa i rejestruje dane prędkościomierza. Następnie pojazd jest użytkowany w normalnym trybie, aż do opróżnienia zbiornika paliwa, po czym ponownie rejestrowane są dane prędkościomierza. Odejmując początkowy odczyt prędkościomierza od ostatniego, otrzymujemy przebieg samochodu – liczbę kilometrów, jakie pojazd udało się przejechać na pełnym zbiorniku paliwa. Teraz obliczane jest zużycie paliwa na 1 km, dla którego objętość wlanego paliwa dzieli się przez odległość przebytą przez samochód na tym paliwie. Będzie to norma dotycząca zużycia paliwa.

Ponieważ warunki użytkowania pojazdu mogą znacznie się od siebie różnić, konieczne jest wykonywanie pomiarów w różnych warunkach. Mierząc zużycie paliwa, należy wziąć pod uwagę:

• pora roku (dokonuj pomiarów w zimnych i ciepłych porach roku);
• zatory komunikacyjne;
• Jak utrudniony jest ruch na drogach (obecność korków);
• pojazd na biegu jałowym z pracującym silnikiem.

Po przeprowadzeniu pomiarów w różnych warunkach uzyskuje się kilka standardów, którymi należy się kierować w procesie zaliczania paliwa do wydatków.

Ponadto przedsiębiorstwo może obrać nieco inną drogę: dokonać pomiarów dla sytuacji standardowej i opracować współczynniki korygujące dla różnych odchyleń warunków pracy od normy.

Uzyskane wyniki muszą zostać zatwierdzone aktem podpisanym przez członków wcześniej utworzonej komisji.

Ustalając i ustalając dla siebie normy i limity zużycia paliw i smarów należy pamiętać, że uzyskane wartości muszą być uzasadnione ekonomicznie i nie zawyżane. Nie należy sztucznie zawyżać standardów konsumpcji, ponieważ Inspekcja Skarbowa może mieć pytania, które nie będą dla Ciebie zbyt przyjemne.

Ustaliliśmy obliczenia wskaźników zużycia paliwa, teraz przyjrzyjmy się, jak odbywa się rozliczanie paliw i smarów w przedsiębiorstwie, jakie transakcje należy przeprowadzić podczas pracy.

Rozliczanie paliwa i smarów oraz okablowanie

W rachunkowości paliwa i smary są odpisywane jako koszty sprzedaży (dla organizacji handlowych) lub jako koszty produkcji (dla organizacji produkcyjnych).

Zatem konto księgowe, do którego należy przypisać koszty paliw i smarów, wynosi 44 lub 20 (23, 26). Obciążenie tych rachunków odpowiada uznaniu rachunku materiałowego (konto 10), na którym otwierane jest odrębne subkonto do rozliczania paliw i smarów.

Księgowanie do odpisu paliw i smarów:

D20, 23, 26 (44) K10.3 – koszt zużytych paliw i smarów odpisuje się w koszty przedsiębiorstwa.

Konto 20 wykorzystywane jest w przypadku, gdy transport wykorzystywany jest na potrzeby pracy, np. dostarczanie towarów do klientów.

Z konta 23 korzystają zazwyczaj duże przedsiębiorstwa posiadające większą liczbę pojazdów.

Paliwa i smary do pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych odpisywane są na konto 26.

Logiczne byłoby dokonanie wpisu odpisu paliw i smarów od ilości faktycznie zużytego paliwa, ale co do zasady bardzo trudno jest określić dokładną ilość zużytego paliwa, dlatego paliwa i smary są odpisywane według ustalonych standardów.

Paliwo i smary są akceptowane do rozliczenia w rachunkowości na 10. koncie.

Zakup materiałów odbywa się z reguły za gotówkę lub przelewem bankowym. W pierwszym przypadku przekazywane są kierowcy do protokołu, a po zakupie niezbędnego paliwa i smarów kierowca raportuje wydatkowaną kwotę za pomocą raportu zaliczkowego. Pozostała część pieniędzy kierowcy przekazywana jest do kasy firmy. Przy zakupie materiałów przelewem, płatność pobierana jest z rachunku bankowego firmy.

Okablowanie wygląda następująco:

• D71 K50 – gotówka wydana na rachunek.
• D10.3 K71 - do rozliczenia przyjmowane są materiały zakupione za gotówkę.
• D60 K51 – płatność przekazywana jest dostawcy.
• D10.3 K60 – do rozliczenia przyjmowane są materiały zakupione przelewem.
• D19 K60 – Naliczany jest podatek VAT od zakupionych materiałów (jeśli został naliczony).

Każde delegowanie odbywa się wyłącznie na podstawie dokumentu uzupełniającego.

Zaksięgowanie do odpisu paliw i smarów odbywa się na podstawie listu przewozowego i zaświadczenia o odpisie paliw i smarów. Na liście przewozowym można odpisać paliwo jako wydatek, a na podstawie ustawy odpisać inne smary.

Księgowanie przyjęcia paliwa i smarów do rozliczenia odbywa się na podstawie raportu zaliczkowego i dokumentu potwierdzającego fakt zapłaty, na przykład czeku (w przypadku płatności gotówkowych) lub dowodu dostawy, faktury i dokumentów potwierdzających płatność (w przypadku płatności bezgotówkowych).

Oprócz powyższego rozliczanie paliw i smarów w przedsiębiorstwie obejmuje również przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji (dziennych, tygodniowych, miesięcznych - według uznania samej organizacji).