Jak zapłacić i odzwierciedlić w rachunkowości wynagrodzenie za użytkowanie samochód osobowy pracownik. Sporządzanie listów przewozowych przy wynajmie samochodu od pracownika na delegacje.
Pytanie: Dodatek do pytania nr 1078737 z dnia 18 lipca 2017 r. Jak w tym przypadku poprawnie wypełnić list przewozowy? Wycieczki odbywają się głównie w obrębie miasta. Nie posiadamy floty pojazdów, więc na stanowiskach takich jak pracownik medyczny i inspektor stanu technicznego pojazdy nie w przedsiębiorstwie.
Odpowiedź: Wynajmując samochód od pracownika na wyjazdy służbowe, obowiązkowe jest także wystawienie listów przewozowych. List przewozowy musi koniecznie zawierać informacje o wskazaniach prędkościomierza w momencie wyjazdu i powrotu oraz informacje o przebytej trasie. Do listu przewozowego dołączone są dokumenty wydatków (czeki, rachunki) potwierdzające zużycie paliwa i smarów. Szczegółowy sposób wypełniania listu przewozowego znajduje się poniżej w rekomendacji.
List przewozowy musi także zawierać adnotację o poddaniu się kierowcy badaniom lekarskim oraz o badaniu technicznym pojazdu przed wyjazdem. Jeżeli sama organizacja nie organizuje badań lekarskich i kontroli technicznej, w sprawie tych usług można skontaktować się z wyspecjalizowaną organizacją zewnętrzną.
Jeżeli nie ma listów przewozowych lub są one nieprawidłowo wypełnione (brak badań lekarskich, przeglądu technicznego), możliwe są następujące konsekwencje:
Podczas kontroli na drodze policja drogowa zatrzyma transport i może nie pozwolić mu na dalszy ruch (ponieważ transport jest specjalistyczny i przewożony jest ładunek), a następnie ukarać organizację;
Organizacja nie będzie mogła uwzględnić w kosztach podatkowych kosztów tego transportu (wysokość odszkodowania, cena wynajmu, koszty paliw i smarów itp.);
Od kosztów paliw i smarów, które organizacja zapłaciła kierowcy bez dokumentów potwierdzających, podatek dochodowy od osób fizycznych można naliczyć tak, jak od dochodu pracownika w naturze z tytułu paliw i smarów nabytych przez organizację i wykorzystywanych przez pracownika do celów osobistych (ponieważ bez dokumentach podróży nie zostanie udowodniony oficjalny charakter podróży).
Racjonalne uzasadnienie
Jak zapłacić i uwzględnić w księgowości wynagrodzenie za korzystanie z samochodu osobowego pracownika
Z prywatnego samochodu pracownika możesz korzystać nie tylko na podstawie umowy najmu pojazdu, ale także płacąc specjalne odszkodowanie. Możliwość taką przewiduje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
Listy przewozowe
Sytuacja: czy aby zapłacić odszkodowanie za korzystanie z samochodu osobowego pracownika, konieczne jest wymaganie od niego przedstawienia dokumentów podróży?
Tak, potrzebuję.
Przez główna zasada List przewozowy na samochód osobowy jest podstawowym dokumentem rejestrującym eksploatację pojazdów i podstawą obliczenia wynagrodzenia kierowcy (część 2 instrukcji zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78).
Podstawą wypłaty odszkodowania za korzystanie z samochodu osobowego pracownika jest polecenie przełożonego określające wysokość takiego odszkodowania (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 5 grudnia 2012 r. nr 03-03-06/ 1/629). Aby otrzymać pieniądze, pracownik musi złożyć w dziale księgowości kopię paszportu technicznego swojego samochodu osobowego, poświadczoną w określony sposób.
Jednocześnie przedstawiciele organów regulacyjnych uważają, że listy przewozowe są potrzebne w celu potwierdzenia faktycznego korzystania z samochodu osobowego w podróżach służbowych i zasadności poniesionych wydatków. Takie potwierdzenie jest konieczne, aby organizacja mogła:
- nie pobieraj podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty odszkodowania;
- uwzględnić kwotę rekompensaty przy obliczaniu podatku dochodowego i przy obliczaniu jednolitego podatku uproszczonego.
Podobne wnioski wynikają w szczególności z pism Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 23 września 2013 r. nr 03-03-06/1/39406, z dnia 13 kwietnia 2007 r. nr 14-05-07/6, Federal Tax Służba Rosji dla Moskwy z dnia 4 marca 2011 r. nr 16-15/020447. Niektóre sądy zajmują podobne stanowisko (patrz np. uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 17 lutego 2006 r. nr A66-7112/2005).
Główny księgowy radzi: istnieją argumenty, które przemawiają za tym, aby nie wystawiać listów przewozowych dla celów podatkowych
Normy Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej nie zawierają wymagań dotyczących obowiązkowego sporządzania listów przewozowych. Aby organizacja nie potrącała podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty odszkodowania, a także uwzględniła tę płatność przy obliczaniu podatku dochodowego (jednolity podatek w uproszczeniu), wymagane są następujące dokumenty:
- potwierdzanie potrzeby posiadania samochodu w podróżach służbowych pracowników;
- wskazując właściciela samochodu temu pracownikowi;
- uzasadnienie obliczenia kwoty odszkodowania;
- potwierdzenie faktycznego wykorzystania samochodu w interesie organizacji i poniesionych wydatków.
Dlatego też odszkodowanie można potwierdzić, a jego wysokość udokumentować innymi dokumentami (zamówienie od kierownika, uwierzytelniony odpis dowodu rejestracyjnego pojazdu, opisy stanowisk pracy pracowników).
Podejście to potwierdza praktyka arbitrażowa (patrz np. postanowienia Okręgu FAS Wołga z dnia 30 maja 2012 r. nr A12-15477/2011, Okręgu Moskiewskiego z dnia 19 grudnia 2011 r. nr A40-152815/10-116-694 , Okręg Centralny z dnia 10 kwietnia 2006 r. nr A48-6436/05-8).
Tym samym w przypadku braku listów przewozowych organizacja może liczyć na wsparcie w sądzie arbitrażowym. Jeśli chcesz uniknąć roszczeń ze strony inspektorów, lepiej wystawić listy przewozowe.
Jak wystawiać listy przewozowe dokumentujące zużyte paliwo i smary
Ilość zużytego paliwa musi być udokumentowana (część 1, art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, klauzula 1, art. 252 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Aby to zrobić, użyj listów przewozowych. Są niezbędne niezależnie od tego, czy samochód jest własnością, czy wynajmowany (w tym od pracownika).
Organizacja może wykorzystać:
- ujednolicone formy;
- niezależnie opracowane trasy. Np.: uproszczona forma listu przewozowego na samochód osobowy, list przewozowy ciężarówka z wynagrodzeniem czasowym lub akordowym.
Cechy projektu standardowych formularzy listów przewozowych, w zależności od rodzaju i przeznaczenia pojazdów, przedstawiono w tabeli. Wystawiaj listy przewozowe niezależnie od tego, czy są własnością organizacji pojazd lub wynajęty.
Ujednolicone próbki listów przewozowych zostały zatwierdzone dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78. Nie są one jednak obowiązkowe do użycia.
Jeśli z jakiegoś powodu ujednolicone przykładowe listy przewozowe nie są odpowiednie (na przykład niektóre szczegóły nie są używane lub nie ma niezbędnych wskaźników), możesz samodzielnie opracować formularze listów przewozowych. Odnotuj wykorzystanie listów przewozowych w polityce rachunkowości (klauzula 4 PBU 1/2008).
Czy zdecydowałeś się samodzielnie opracować formę listu przewozowego? Następnie sprawdź, czy zawiera wszystkie obowiązkowe dane przewidziane w dziale II zarządzenia nr 152 Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. W szczególności jest to numer listu przewozowego w porządku chronologicznym, informacja o jego ważności okresu, informacje o kierowcy, informacje o pojeździe i inne. Możesz także podać dodatkowe szczegóły, które uwzględniają specyfikę działalności organizacji.
Ponadto taki formularz musi spełniać inne wymagania prawne dotyczące dokumentów pierwotnych (część 2, art. 9 ustawy nr 402-FZ z 6 grudnia 2011 r.).
Prosimy o wypełnienie jednego egzemplarza listu przewozowego dla każdego pojazdu. A rodzaj samochodu należy natychmiast wskazać w nazwie listu przewozowego. Np.: list przewozowy na samochód osobowy lub list przewozowy na autobus. Formularz musi wypełnić upoważniony pracownik organizacji (na przykład dyspozytor lub sekretarz floty pojazdów mechanicznych, jeśli taki istnieje). Wszystkie listy przewozowe muszą być ponumerowane i poświadczone pieczęcią (pieczęcią).
Przy opuszczaniu samochodu i po jego powrocie do garażu należy sprawdzić list przewozowy (stany licznika, zużycie paliwa itp.) i poświadczyć jego podpisem mechanik lub pracownik odpowiedzialny za eksploatację pojazdu (ze wskazaniem jego imienia i nazwiska) lub odpowiedni stempel.
Na podstawie wyników miesiąca, kwartału czy konkretnego dnia można zweryfikować zgodność rzeczywistych stanów licznika z danymi na liście przewozowym. Udokumentuj wynik takiej kontroli w akcie.
Terminy i godziny badań lekarskich kierowcy przed podróżą i po podróży ustala lekarz, który przeprowadzał badanie. Dane te muszą być również poświadczone jego podpisem zawierającym jego pełne imię i nazwisko lub odpowiednią pieczątkę. W dodatku według wyników kontrola przed podróżą Na liście przewozowym pracownik służby zdrowia musi wpisać: „Przeszedł badania lekarskie przed podróżą i jest dopuszczony do wykonywania obowiązków służbowych”. A według wyników badania po podróży wpis: „Przeszedł badanie lekarskie po podróży”. Takie notatki należy sporządzić niezależnie od tego, czy samochód jest jego własnością, czy też jest wynajmowany (w tym od pracownika).
Daty i godziny kontrola przed podróżą Pojazd zostaje oznaczony przez inspektora stanu technicznego pojazdu, który dokonał przeglądu. Dane te poświadcza swoim podpisem podając swoje imię i nazwisko.
Jest to przewidziane w paragrafach , , oraz Procedury zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Zdrowia Rosji z dnia 15 grudnia 2014 r. nr 835n, paragrafy , Procedury zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września, 2008 nr 152.
Więcej informacji o tym, kto może przeprowadzić badanie lekarskie kierowcy, zob.
Jeżeli na listach przewozowych nie będzie wzmianki o przejściu przez kierowcę badań lekarskich lub jeżeli oznaczeń nie dokona wykwalifikowany lekarz, a ktoś inny, na firmę zostanie nałożona kara.
Wystaw list przewozowy na każdy dzień lub inny okres nie dłuższy niż jeden miesiąc. Jeżeli z pojazdu korzysta kilku kierowców na zmiany, wówczas można wystawić kilka listów przewozowych na jeden pojazd jednocześnie – dla każdego kierowcy.
Ta procedura wypełniania listów przewozowych jest przewidziana w dziale III zarządzenia nr 152 Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r.
Główny księgowy radzi: Przygotowując listy przewozowe, należy dokładnie i bez błędów wypełnić wszystkie wymagane dane. W trakcie kontroli nieścisłości mogą stać się podstawą do wyłączenia listów przewozowych z dokumentów potwierdzających wydatki. W takim przypadku zasadność poniesienia kosztów będzie musiała zostać udowodniona przed sądem.
Praktyka arbitrażowa, która rozwinęła się przy rozpatrywaniu takich sporów, jest niejednorodna. Niektóre sądy zwracają uwagę: niespójności w listach przewozowych nie obalają faktu, że organizacja poniosła wydatki związane z działalnością gospodarczą (patrz np. Orzeczenie Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 15 grudnia 2008 r. Nr VAS-16222/ 08, uchwały Okręgu FAS Kaukaz Północny z dnia 26 listopada 2009 r. nr A32-24509/2007, z dnia 27 sierpnia 2008 r. nr F08-5063/2008).
Jednocześnie wiele sądów potwierdza: wydatki na paliwo i smary nie zmniejszają podstawy podatku dochodowego, jeżeli na listach przewozowych nie znajdują się informacje o trasie, przebiegu, stanach licznika, jeżeli listy przewozowe są podpisane przez osoby nieuprawnione, nie ma transkrypcji podpisów itp. (patrz np. postanowienie Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 sierpnia 2013 r. nr VAS-11880/13, uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Uralskiego z dnia 5 marca 2009 r. nr F09-946/09-S5, Okręg Zachodniosyberyjski z dnia 20 listopada 2009 r. nr A46-11958/2009) .
Kiedy konieczne jest przeprowadzenie obowiązkowych badań lekarskich pracownika?
Kto przeprowadza badania lekarskie
Pracodawca jest zobowiązany do zorganizowania badań lekarskich pracowników poprzez zawarcie odpowiedniej umowy z placówką medyczną (pkt 6 zatwierdzonej Procedury). W takim przypadku instytucja medyczna musi posiadać licencję na działalność medyczną ().
Pracodawca może także przeprowadzać badania lekarskie (np. przed wyjazdem) we własnej przychodni lekarskiej, pod warunkiem, że przychodnia posiada zezwolenie na prowadzenie działalności leczniczej oraz prawo do przeprowadzania wstępnych i okresowych badań lekarskich (klauzula 46 ust. 1, ust. art. 12 ustawy z dnia 4 maja 2011 r. nr 99 -FZ, Procedura zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji z dnia 12 kwietnia 2011 r. Nr 302n).
Sytuacja: czy organizacja przeprowadzając badania lekarskie (w tym przed wyjazdem) we własnej placówce medycznej powinna uzyskać licencję na tego typu działalność. Przeprowadzanie badań lekarskich nie jest główną działalnością organizacji
Tak, powinnam.
Działalność lecznicza jest licencjonowana (klauzula 46 ust. 1 art. 12 ustawy z dnia 4 maja 2011 r. nr 99-FZ). Badania lekarskie (w tym badania przed podróżą) należą do usług medycznych podlegających licencjonowaniu (wykaz zgodny z Regulaminem zatwierdzonym Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2012 r. nr 291). Ustawodawstwo licencyjne nie przewiduje wyjątków w przypadku wykonywania działalności leczniczej na własne potrzeby. Dlatego przeprowadzając badania lekarskie (w tym także przed wyjazdem) we własnej placówce medycznej należy uzyskać zezwolenie na tego typu działalność.
Konieczność uzyskania zezwolenia na przeprowadzanie badań lekarskich wskazuje także paragraf 8 Procedury, zatwierdzony zarządzeniem Ministra Zdrowia Rosji z dnia 15 grudnia 2014 r. nr 835n.
Sytuacja: czy pracownik organizacji (np. księgowy) posiadający wykształcenie medyczne ma prawo przeprowadzać badania lekarskie kierowców przed podróżą. Organizacja nie posiada własnego centrum medycznego
Nie, nie masz prawa.
Organizacje wszystkich form własności oraz przedsiębiorcy posiadający pojazdy silnikowe są zobowiązani do organizowania obowiązkowych badań lekarskich kierowców przed podróżą (klauzula 1, art. 20, ustawa z dnia 10 grudnia 1995 r. nr 196-FZ).
Organizacja może zorganizować obowiązkowe badanie lekarskie we własnym ośrodku medycznym lub na podstawie umowy z placówką medyczną. Placówka medyczna, z którą zawarto umowę na przeprowadzanie badań lekarskich, musi posiadać zezwolenie na tego rodzaju działalność (klauzula 46 ust. 1, art. 12 ustawy z dnia 4 maja 2011 r. nr 99-FZ).
Jeżeli organizacja samodzielnie przeprowadza badanie lekarskie przed podróżą, konieczne jest, aby podczas samodzielnego przeprowadzania badania lekarskiego robili to wyłącznie pracownicy medyczni.
Prawidłowy list przewozowy będzie uzasadniał koszt paliwa i smarów oraz wynagrodzenie kierowcy
Z tego artykułu dowiesz się:
— jak zmienił się skład danych listu przewozowego;
— jakie szczegóły są wymagane;
— Czy można pracować według starych listów przewozowych;
— jak poprawić błąd w liście przewozowym?
Ministerstwo Transportu Rosji zmieniło skład danych listu przewozowego (zarządzenie z dnia 18 stycznia 2017 r. nr 17). Pieczęć firmowa nie jest już potrzebna, ale znak kontroli technicznej stał się obowiązkowy.
Sprawdź formularz podróży. Jeżeli formularz nie zawiera znaku kontroli technicznej, nie przysługuje Państwu prawo posługiwania się listem przewozowym. Nie spełnia nowych wymagań.
PRZYKŁADOWE ZAPISY Z PRZEGLĄDU TECHNICZNEGO PRZED WYJAZDEM
Kontrola przed podróżą musi zostać przeprowadzona przez specjalistę certyfikowanego przez inspekcję transportu (pkt 14.3 rozporządzenia Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 28 września 2015 r. Nr 287). Może to być mechanik lub rzemieślnik. Jeżeli personel nie dysponuje takim stanowiskiem, należy zlecić kontrolę w certyfikowanym centrum technicznym strony trzeciej. Jego specjalista zaznaczy badanie techniczne na liście przewozowym.
Jeżeli z samochodem wszystko jest w porządku, inspektor napisze lub stempluje na bilecie „Przeszedł kontrolę stanu technicznego przed wyjazdem” lub „Samochód jest w dobrym stanie technicznym”. Wyjazd jest dozwolony” podpisz i podaj nazwisko (próbka 1 poniżej).
Odpowiedź Aleksandra Sorokina:
Zastępca Szefa Departamentu Kontroli Operacyjnej Federalnej Służby Podatkowej Rosji
„Systemy płatności gotówkowych powinny być stosowane tylko w przypadkach, gdy sprzedawca zapewnia kupującemu, w tym swoim pracownikom, plan odroczenia lub ratalny płatności za swoje towary, pracę i usługi. Według Federalnej Służby Podatkowej to właśnie te przypadki dotyczą udzielenia i spłaty pożyczki na opłacenie towarów, pracy i usług. Jeśli organizacja udziela pożyczki gotówkowej, otrzymuje spłatę takiej pożyczki lub sama otrzymuje i spłaca pożyczkę, nie korzystaj z kasy fiskalnej. Kiedy dokładnie musisz wypłacić czek, spójrz
Pytanie: Jak wystawiany jest list przewozowy w przypadku wynajmu samochodu?
Odpowiedź: Naszym zdaniem wynajmując samochód z załogą wskazane jest wystawienie listów przewozowych na wynajmującego. W przypadku wynajmu samochodu bez załogi wskazane jest wystawienie najemcy listów przewozowych zawierających informacje o właścicielu pojazdu (o najemcy).
Racjonalne uzasadnienie: W ramach działalności gospodarczej istnieje możliwość wynajmu pojazdów zarówno z załogą jak i bez. Obie metody wynajmu samochodu mają swoje własne niuanse regulacje prawne oraz procedurę wystawienia listu przewozowego.
Wynajmując pojazd z załogą, wynajmujący oddaje najemcy pojazd odpłatnie za czasowe posiadanie i użytkowanie oraz świadczy własne usługi w zakresie jego zarządzania i utrzymania. eksploatacja techniczna(Artykuł 632 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). W takim przypadku wydatki powstałe w związku z komercyjną eksploatacją pojazdu, w tym koszty paliwa i innych materiałów zużytych w trakcie eksploatacji oraz uiszczenia opłat, ponosi Najemca, chyba że umowa najmu pojazdu z załoga (art. 636 kodeksu cywilnego RF).
Na podstawie umowy najmu pojazdu bez załogi wynajmujący oddaje najemcy samochód za opłatą za czasowe posiadanie i użytkowanie bez świadczenia usług w zakresie jego zarządzania i obsługi technicznej (art. 642 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Jeżeli umowa najmu pojazdu bez załogi nie stanowi inaczej, najemca ponosi koszty utrzymania wynajmowanego pojazdu, jego ubezpieczenia, w tym ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, a także wydatki powstałe w związku z jego eksploatacją (art. 646 Kodeksu Cywilnego). Kodeks Federacji Rosyjskiej).
Obowiązkowe dane listu przewozowego
W przypadku przewozu pasażerów i bagażu, w szczególności ładunku, samochodami osobowymi należy wystawić list przewozowy, który służy do ewidencji i kontroli pojazdu i kierowcy (klauzula 14, art. 2, art. 6 Prawo federalne z dnia 08.11.2007 N 259-FZ „Karta transportu drogowego i miejskiego naziemnego transportu elektrycznego” (zwana dalej Kartą)).
Ujednolicone formy listów przewozowych
Obowiązkowe szczegóły i procedura wypełniania listów przewozowych zostały zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. N 152 (zwane dalej „obowiązkowymi szczegółami i procedurą”). Wymagania tego dokumentu obowiązkowe, w tym dla organizacji działających samochody na własne potrzeby (Definicja Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 1 września 2014 r. N 302-KG14-529 w sprawie N A33-12312/2013). List przewozowy musi zawierać następujące obowiązkowe dane (klauzula 3 obowiązkowych szczegółów i procedury):
- nazwę i numer listu przewozowego;
- informacja o okresie ważności listu przewozowego;
- informacje o właścicielu (właścicielu) pojazdu;
- informacje o pojeździe, w tym „Data i godzina kontroli przed wyjazdem stanu technicznego pojazdu”;
- informacje o kierowcy.
Należy pamiętać, że umieszczenie pieczęci organizacji na liście przewozowym nie jest konieczne (punkt 8 Obowiązkowych szczegółów i procedury).
List przewozowy wystawiany jest w jednym egzemplarzu na każdy pojazd.
Rejestracja listu przewozowego przy wynajmie pojazdu z załogą
Statut, Obowiązkowe szczegóły i procedura nie pozwalają na definitywne rozłożenie ciężaru obowiązku wypełniania listów przewozowych pomiędzy wynajmującego, który jest właścicielem wynajmowanego pojazdu, a najemcą, który jest czasowym właścicielem i użytkownikiem pojazdu na podstawie umowy najmu pojazdu z załogą (lub bez załogi) (uchwała FAS Okręg Wschodniosyberyjski z dnia 02.12.2004 N A10-1621/03-16-F02-231/04-S1).
Naszym zdaniem z tych dokumentów wynika, że listy przewozowe są niezbędne organizacji, której pracownicy faktycznie wykonują pracę przy transporcie lub sprzęcie specjalnym. Listy przewozowe potwierdzają, że samochód był sprawny i nie stał na biegu jałowym, jednocześnie listy przewozowe stanowią dokumentalne potwierdzenie wydatków na paliwa i smary (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25.08.2009 N 03-03-06/2 /161).
Ponieważ wynajmując z załogą, wynajmujący jest pracodawcą kierowcy i w związku z tym ponosi koszty zapłaty wynagrodzenie swojemu pracownikowi uważamy, że wskazane jest, aby wynajmujący wystawiał listy przewozowe za przejazdy samochodem na zlecenie najemcy (Uchwały Sądu Arbitrażowego Okręgu Moskiewskiego z dnia 08.07.2016 r. w sprawie nr A41-47161/2015 , Sąd Arbitrażowy Okręgu Północnego Kaukazu z dnia 28.01.2016 nr F08-10220/2015 w sprawie nr A61-1223/2015). Zalecamy określenie procedury wystawiania listów przewozowych w umowie najmu. Naszym zdaniem, jeśli strony umowy najmu zgadzają się, że leasingodawca wystawia listy przewozowe, to najemca powinien posiadać ich kopie w celu potwierdzenia kosztów zakupu paliwa i smarów (i odwrotnie). Sposób wymiany dokumentów określa umowa najmu lub załączniki do niej.
Zwracamy również uwagę, że wynajmując samochód z załogą, pieczątka na badaniu lekarskim przed wyjazdem musi zostać wstawiona przez wynajmującego, gdyż tak naprawdę kierowca nie jest pracownikiem najemcy. W związku z tym najemca nie ponosi odpowiedzialności za bezpieczeństwo swojej pracy i zdrowie. W przeciwnym razie list przewozowy jest wypełniany w zwykły sposób. Dlatego wskazane jest wystawienie listu przewozowego do wynajmującego.
Rejestracja listu przewozowego w przypadku wynajmu pojazdu bez załogi
Wynajmując samochód bez załogi, najemca ma obowiązek prowadzenia listów przewozowych, gdyż to on faktycznie użytkuje pojazd i ponosi koszty paliwa i smarów. Jeżeli umowa najmu samochodu bez załogi przewiduje, że koszty paliwa i smarów pokrywa leasingodawca, wówczas leasingodawca powinien posiadać kopie listów przewozowych w celu potwierdzenia kosztów zakupu paliwa i smarów. Sposób wymiany dokumentów określa umowa najmu lub załączniki do niej. Przy wynajmie list przewozowy wypełnia się jak zwykle, jedynie w polu „Organizacja” wpisuje się informację o właścicielu samochodu, w tej sytuacji o najemcy, jego nazwę, formę prawną, lokalizację, numer telefonu, OGRN (OGRNIP) (punkt 5 Wymaganych szczegółów i zamówienia).
Zatem wynajmując samochód bez załogi, list przewozowy musi zawierać informacje (w tym OGRN) konkretnie o najemcy, ponieważ jest on właścicielem samochodu na zasadzie wynajmu i nim zarządza. Umowa między stronami może również przewidywać tryb przekazywania wynajmującemu kopii listów przewozowych wystawionych przez najemcę.
Zobacz też:
Jak wystawić list przewozowy na długoterminową podróż służbową kierowcy trwającą dłużej niż miesiąc?
...Czy organizacja ma obowiązek wskazać w liście przewozowym datę i godzinę wstępnej kontroli stanu technicznego pojazdu, jeżeli nie świadczy usług transportowych?
Dość często pracowników działów księgowych przedsiębiorstw interesuje pytanie: czy na wynajęty samochód wymagany jest list przewozowy? Przecież przy własnych zwykłych samochodach wszystko jest jasne, wszystkie zasady prowadzenia ewidencji są spisane.
Rozważmy w tym celu cztery sytuacje:
- osoba prywatna wynajmuje samochód od osoby prywatnej;
- samochód jest wynajmowany przez osobę prywatną od osoby prawnej do celów osobistych;
- pojazd wynajmowany jest przez firmę innej firmy;
- Firma wynajmuje samochód od własnego pracownika.
Jeśli umowa najmu zostanie zawarta pomiędzy dwiema osobami prywatnymi, a one po prostu poradzą sobie z pełnomocnictwem do prowadzenia samochodu, to oczywiście nie będą potrzebne żadne bony. Ale tylko w sytuacji, gdy dana osoba podróżuje służbowo samochodem. Jeśli pracownik firmy dojeżdża samochodem do pracy, wówczas bardziej celowe jest zawarcie umowy nie między pracownikiem a jego przyjacielem, ale w imieniu urzędu.
Druga sytuacja, gdy osoba prywatna zabiera samochód np. na wyjazd turystyczny do innego miasta, również nie wymaga posiadania vouchera. Umowa może jedynie wskazywać cel wynajmu samochodu.
Gdy najemca jest osobą prawną
W przypadku odebrania samochodu od właściciela będącego osobą prawną w celach służbowych nie pojawia się pytanie, czy na wynajmowany samochód potrzebne są listy przewozowe. W końcu przedsiębiorstwo wydaje nie tylko na sam czynsz, ale także na benzynę i inne paliwa i smary. Każdy z tych kosztów musi być uzasadniony ekonomicznie, gdyż w przeciwnym razie inspektor podatkowy podczas kontroli może go zarzucić. Każdy wydatek przedsiębiorstwa musi mieć na celu osiągnięcie dochodu, aby można go było uwzględnić przy obniżeniu podstawy opodatkowania.
Dokumentem potwierdzającym wydatki firmy na paliwo jest właśnie list przewozowy. Dlatego nie jest tak ważne, kto jest właścicielem samochodu: jeśli wydatki zostały poniesione ze środków firmy, to voucher pomoże prawidłowo ująć je w zeznaniu podatkowym.
Co jednak zrobić, gdy szef powie jednemu ze swoich pracowników: „Jedź na stację po przysłanego do nas pracownika i odbierz jego bagaż”? A potem w ten sam sposób prosi o przywóz artykułów biurowych, bo firmowa ciężarówka jest w naprawie, a na koniec żąda dostarczenia prezentów noworocznych wszystkim kontrahentom w stolicy Północnej! Każdy kierowca może sobie wyobrazić, jakie korki mogą być w metropolii i ile spala się w nich benzyny.
Oczywiście pracownik podejmie się zadania, prosząc go o zapłatę za gaz. Automatycznie okazuje się więc, że jego samochód prywatny jest wynajęty, ale czy potrzebny jest list przewozowy? W tej sytuacji potrzebny jest nie tylko list przewozowy, ale także umowa wynajmu samochodu przez firmę od osoby prywatnej.
Sama umowa najmu też nic nie da, bo fiskus uzna tę dzierżawę za niewłaściwe wykorzystanie środków.
Kiedy nie możesz wystawić listu przewozowego
Jeśli nie masz czasu męczyć się z tymi wszystkimi papierami, to skrupulatnie wpisuj wszystkie wydatki sprawozdania finansowe, wtedy właścicielowi biura łatwiej jest płacić wynagrodzenie oraz opłacać benzynę i inne wydatki z własnych środków.
Nie da się przecież udowodnić inspektorowi podatkowemu, że noworoczne prezenty dla kontrahentów, a tym bardziej ich terminowa dostawa, pomagają firmie osiągać zyski. Każdy rozumie, że tak jest, że dobry klimat psychologiczny pomaga w zawieraniu kolejnych transakcji, jednak fiskus może uznać to za niewystarczającą podstawę. Dlatego zaleca się przypisanie kosztów do niektórych wydatków biznesowych lub innych. I dobrze, jeśli firma nie została jeszcze ukarana karą.
Gen. Dyrektor LLC „AUDIT-STD”,
NP „Stowarzyszenie Audytu Commonwealth”
Wynajmując samochód, pracownik zawiera umowę najmu. Relacje pomiędzy stronami przy wynajmie pojazdów reguluje paragraf 3 Rozdz. 34 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej i można go zbudować według jednej z dwóch opcji:
Organizacja potrzebuje tylko samochodu. Co więcej, w załodze jest już kierowca lub pracownik, dla którego wynajmowane jest auto. W takiej sytuacji warto zawrzeć umowę wynajmu samochodu bez załogi. Zgodnie z nią pracownik przekazuje organizacji prawo do korzystania ze swojego samochodu, ale nie świadczy żadnych odpłatnych usług związanych z zarządzaniem nim.
Jeżeli samochód wynajmowany jest w celach produkcyjnych, wskazane jest uwzględnienie w umowie wszelkich wydatków najemcy związanych z jego utrzymaniem (w tym napraw i ubezpieczenia). Więc
Tym samym najemca będzie mógł, jeśli prawidłowo sporządzone dokumenty, uwzględnić przy obliczaniu podatku dochodowego powyższe wydatki i koszty operacyjne (koszt benzyny, oleju itp.).
Zatem czynsz jest odpisywany zgodnie z ust. 10 s. 1
Sztuka. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej koszt naprawy samochodu - zgodnie z klauzulą 2
Sztuka. 260 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, wydatki na paliwa i smary - zgodnie z ust. 11 s. 1
Sztuka. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, kwota ubezpieczenia - zgodnie z ust. 1 s. 1 i s. 2
Sztuka. 263 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.
Aby jednak wszystkie powyższe wydatki mogły zostać uwzględnione przy obliczaniu podatku dochodowego, konieczne jest spełnienie wymogów art. 252 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej: koszty muszą być ekonomicznie uzasadnione, udokumentowane i poniesione w celu prowadzenia działalności mającej na celu generowanie dochodu.
Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo dokumentom potwierdzającym wydatki, ponieważ wydatki uznaje się za udokumentowane, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, to znaczy zgodnie z przepisami księgowość. Zgodnie z art. 9 Ustawa federalna z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ „O rachunkowości” dokumenty sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej są akceptowane do rachunkowości. A dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać obowiązkowe dane wymienione w ust. 2 art. 9 ustawy nr 129-FZ. Jednym z dokumentów potwierdzających wydatki jest list przewozowy. Potwierdzi kwotę wydatków na paliwa i smary(paliwa i smary). Formularze listów przewozowych zostały zatwierdzone dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78. Wszystkie szczegóły listu przewozowego, w tym zużycie benzyny w zależności od rodzaju paliwa, muszą być poprawnie wypełnione. W przeciwnym razie dane dotyczące zużycia paliwa zostaną zniekształcone.
Jeżeli organizacja nie świadczy na bieżąco usług transportowych, nie posiada w swoim składzie stanowiska kierowcy, a pracownicy korzystają z samochodów zgodnie z przepisami opisy stanowisk pracy do celów służbowych – w tym przypadku możesz sporządzić własny wzór listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego poniesione wydatki na paliwo i smary. Musi zawierać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy nr 129-FZ. Najważniejsze jest ustalenie formy takiego dokumentu polityka rachunkowości. List przewozowy można wystawiać raz w miesiącu, jeśli taka częstotliwość pozwala na zorganizowanie ewidencji przepracowanego czasu i zużycia paliwa.
Tym samym koszty Konserwacja samochodu wynajmowanego od pracownika, naprawy bieżące, a także koszt zakupu paliwa i smarów w oparciu o faktyczny przebieg samochodu (z uwzględnieniem rzeczywistego zużycia paliwa na cele produkcyjne oraz koszt jego nabycia) może być uwzględniane przy obliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Koszt wynajmu samochodu od indywidualny bez podatku VAT, gdyż obywatel nie jest płatnikiem tego podatku. W związku z tym kwestia zwrotu podatku VAT sama znika.
Najemca będący agentem podatkowym ma obowiązek naliczyć, potrącić pracownikowi i wpłacić do budżetu podatek dochodowy od osób fizycznych:
- w wysokości 13% - dla rezydentów (jeżeli pracownik przebywał w Rosji dłużej niż 183 dni kalendarzowe w ciągu ostatnich 12 miesięcy). Jednocześnie przysługują mu standardowe ulgi podatkowe;
- według stawki 30% - dla nierezydentów.
Podatek dochodowy od osób fizycznych potrącany od dochodów wpłacany jest do budżetu nie później niż w dniu faktycznego wpływu środków z banku na opłacenie czynszu lub w dniu ich wpływu na konto pracownika.
Płatności dokonywane w ramach umów cywilnych, których przedmiotem jest przeniesienie własności lub innych praw majątkowych do nieruchomości (prawa majątkowe), a także umów związanych z oddaniem nieruchomości (prawa majątkowe) do korzystania, nie dotyczą przedmiot opodatkowania. Do takich umów zalicza się umowy najmu nieruchomości, w tym umowy najmu pojazdu bez załogi. Tym samym czynsz należny pracownikowi za najem mienia, w tym pojazdu bez załogi, nie podlega składkom ubezpieczeniowym. Nie podlega także składkom na obowiązkowe ubezpieczenie od wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 5 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 1998 r. nr 125-FZ „O obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym od wypadków przy pracy i chorób zawodowych”).
…W Twojej twórczości wykluczam tematy kontrowersyjne. Teraz będziesz dokładnie wiedział, jak właściwie zorganizować pracę w każdym konkretnym przypadku. Co więcej, po prostu obejrzyj poniższy film, a od razu wszystko zrozumiesz:- Dyrektor Transport Consulting LLC Konstantin Zvorygin
Witam, tu Konstantin Zvorygin, dyrektor i założyciel Transport Consulting LLC. Otrzymałem pilne pytanie, które chciałbym uwzględnić w sekcji „Kluczowe punkty”. Czasami dzwonią do mnie i zadają pytanie, które naprawdę niepokoi rozmówcę (specjalistę). W miarę moich możliwości (ograniczonych czasowo) odpowiadam na nie. Nie mogę dosłownie zacytować pytania, ale jego znaczenie było takie:
…W organizacji kierownictwo zarządza własnymi samochodami, które wynajmuje własnej organizacji. Pytanie brzmi, czy konieczne jest przechowywanie dokumentów podróży, jeśli podróżują oni w sprawach osobistych, a jeśli to konieczne, czy możliwe jest wystawienie dokumentu podróży na miesiąc.
Rozumiemy ten kluczowy punkt.
Czy to konieczne List przewozowy dyrektorowi lub szefowi, jeśli podróżuje w sprawach osobistych i sam tankuje samochód.
Jest kilka punktów, których nie można zignorować:
cel usługowy. Jako przykład możesz wziąć dowolną organizację: komercyjną, non-profit, budżetową itp. Każdy przedmiot (ruchomy, nieruchomy), który jest własnością organizacji lub jest przez nią dzierżawiony, jest uważany za przedmiot niezbędny do pracy, to znaczy do oficjalnych spraw (do celów).Nie ma innego rozumienia, jak samochód służbowy do użytku osobistego. To po prostu nie wchodzi w grę. Dlatego każdy zakupiony lub wynajęty pojazd będzie uważany przez organ podatkowy (każdy inny organ nadzorczy) za przedmiot osiągania zysku lub jest niezbędny do funkcjonowania organizacji jako całości (do celów urzędowych).
Jeśli samochód jest wynajmowany, a pracownik jeździ nim wyłącznie w celach służbowych, organ nadzorczy może zadać proste pytanie: po co w takim razie samochód został wypożyczony, skoro nie jest używany do celów służbowych?
Organ podatkowy od razu będzie miał ulubione podejrzenie: prawdopodobnie uchylają się od płacenia podatków. W innych organach nadzoru może pojawić się pytanie: wykorzystanie środków budżetowych nie jest racjonalne.
Dlatego każdy pojazd służbowy musi być wykorzystywany na potrzeby organizacji (chyba, że został oczywiście zakupiony w celu odsprzedaży).
Jak można potwierdzić, że samochód jest wykorzystywany na potrzeby organizacji? Prawidłowy - List przewozowy. Bo tylko w nim możesz wskazać trasę (nazwę miasta, ulicę, dom), którą Twój specjalista (w naszym przypadku dyrektor) udał się w sprawach służbowych.
Cóż, jeśli samochód jest używany do celów służbowych, to samochód ma wydatki (na przykład paliwo), które są integralną częścią eksploatacji samochodu.
Oznacza to, że jeśli samochód służbowy jest wykorzystywany na potrzeby organizacji, to koszty powinna ponieść organizacja, a nie pracownik (dyrektor), który nim jeździ;
Termin na list przewozowy. Prawo nie zabrania wystawiania listu przewozowego na kilka dni, a raczej na nie więcej niż 30 dni. Ale tutaj odpowiedź jest bardzo prosta.List przewozowy pojazdu będącego własnością organizacji i przez nią eksploatowanego musi zawierać wpisy cztery wydarzenia.
Pierwsze wydarzenie jest ruch paliwa. Kilometry, przemieszczenie, odpis.
Pozostałe trzy działania to działania związane z zapewnieniem Bezpieczeństwa Ruch drogowy. Innymi słowy, jeśli Twoja organizacja eksploatuje samochód, wówczas uwzględniony jest obowiązkowy obowiązek przeprowadzania działań związanych z bezpieczeństwem ruchu drogowego.
I te trzy zdarzenia trzeba uwzględnić w liście przewozowym i za każdym razem, gdy na linię zostaje wydany oficjalny pojazd (w podróży służbowej).
Drugie wydarzenie- są to podpisy osoby odpowiedzialnej za stan techniczny i eksploatacji pojazdu. Czyli znak nieobecności usterek technicznych po udostępnieniu w Internecie.
Zgodnie z Uchwałą Ministra Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 12 maja 2003 r. N 28 „W sprawie zatwierdzenia Międzybranżowych przepisów dotyczących ochrony pracy w transport drogowy» «… punkt 2.3.1.7. Pracodawca ma obowiązek wystawić na linię pojazdy sprawne technicznie, co potwierdzają podpisy na liście przewozowym pracownika odpowiedzialnego za wydanie pojazdu na linię oraz kierowcy…».
Trzecie i czwarte wydarzenie możesz szczegółowo przestudiować specjalne seminarium wideo „List przewozowy i podróż służbowa”. To dziewiąta część Kompletnego Kursu „Jak zapewnić bezpieczeństwo na drodze bez specjalistycznej wiedzy”.
W rezultacie, jeśli wystawisz list przewozowy na 30 dni, to gdzie na liście przewozowym zaznaczysz na co dzień trzy zdarzenia związane z zapewnieniem bezpieczeństwa ruchu drogowego?
W takim przypadku Twój list przewozowy zamieni się w sito. Dlatego nie musisz skupiać się na tym, jak ułatwić sobie pracę. Musimy się skupić na tym, jak ukończyć go w 100%.
Wróćmy teraz do kwestii dyrektora z listem przewozowym. Jeżeli twierdzisz, że dyrektor jest kierowcą i to Cię w jakiś sposób dezorientuje, to powiem Ci, że nie ma takiego prawa, w którym byłoby napisane, że jeśli dyrektor wykonuje pracę w zawodzie kierowca, czyli pracę prowadząc samochód służbowy, wówczas może nie dopełnić wymogów prawnych (nawet jeśli jest on od niego wynajmowany).
Nie wszyscy menedżerowie rozumieją, że gdy tylko samochód pojawi się w zasięgu organizacji, samochód tym samym trafia w pole prawne, a dokładniej w pole widzenia organów nadzorczych. I nie ma już znaczenia, że tym samochodem jeździ reżyser i nie ma znaczenia, że jest jego własny samochód, który wynajął własnej organizacji.
Co powinien zrobić menedżer (dyrektor, dyrektor generalny, szef)? Oczywiste jest, że dyrektor chce rozwiązać pewne problemy osobiste przy pomocy organizacji, ale tutaj jest to konieczne po prostu zdecyduj albo/albo
WNIOSEK:
1. Lub, jeśli menadżer zajmuje się swoją działalnością i sam tankuje, nie ma potrzeby wynajmowania go. Niech jeździ dla zdrowia, nie wynajmując go.
2. Lub, jeśli menadżer zdecydował się wynająć samochód i sam nim jeździć, wówczas konieczne jest zorganizowanie wszystkich czynności (przepływ paliwa, koszty eksploatacji, zapewnienie bezpieczeństwa ruchu). Ponieważ wraz z umową najmu pojawiają się wymogi prawne dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa na drodze.
